Akta pracownicze w formie elektronicznej – najważniejsze informacje

Przechodzenie na elektroniczne akta pracowniczeto krok w stronę uproszczenia procesów zarządzania dokumentami. Wymaga to jednak odpowiedniego przygotowania, zarówno od strony technicznej, jak i organizacyjnej. Kluczowe jest dostosowanie systemówHR do nowych wymagań oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, w tym RODO. Firmy muszą również pamiętać o bezpieczeństwie danych, inwestując w odpowiednie narzędzia ochrony przed cyberzagrożeniami.

Z kolei korzyści płynące z elektronicznych akt osobowychsą niezaprzeczalne – poprawa efektywności, oszczędności w przechowywaniu papierowych dokumentów, a także łatwiejszy dostęp do danych w razie potrzeby. Umożliwia to lepszą organizację pracy i szybsze podejmowanie decyzji w zakresie zarządzania kadrami.

Warto jednak pamiętać, że przechowywanie e-dokumentówpo zakończeniu współpracy z pracownikiem, oraz ich archiwizacja, stanowi kolejne wyzwanie. Firmy muszą przestrzegać przepisów dotyczących okresów przechowywania akt oraz procedur ich usuwania, aby uniknąć naruszenia przepisów prawnych.

W końcu, integracja systemów HR oraz bezpieczeństwo danych stanowią istotne wyzwania, którym należy stawić czoła podczas migracji do systemów elektronicznych. Wdrożenie odpowiednich audytów, testów oraz szkoleń dla pracowników to klucz do zachowania pełnej zgodności z regulacjamii zabezpieczenia danych przed potencjalnymi zagrożeniami.

Akta pracownicze w formie elektronicznejto temat, który zyskuje na znaczeniu w kontekście zmian w polskim prawodawstwie. Od 2019 roku, pracodawcy mają obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, co daje ogromne możliwości, ale także rodzi pewne wyzwania. Z tej zmiany mogą skorzystać zarówno małe, jak i duże firmy, które chcą uprościć zarządzanie danymi pracowników.

Digitalizacja akt osobowychto nie tylko oszczędność miejsca i czasu, ale również krok w stronę bardziej bezpiecznego i łatwego dostępu do informacji. W tym artykule przyjrzymy się kluczowym kwestiom związanym z elektroniczną dokumentacją pracowniczą, od wymogów prawnych po aspekty techniczne. Odpowiemy na pytanie, jakie dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej oraz jak zabezpieczyć takie akta przed nieautoryzowanym dostępem.

✅ Co należy wiedzieć?

• Wprowadzenie e-akt to korzyść dla przedsiębiorców, ale wymaga spełnienia określonych norm prawnych.

• Elektroniczne akta muszą być zabezpieczone, a ich przechowywanie zgodne z wymaganiami prawnymi.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj nasz artykuł do końca!

Przechodzenie z papierowej dokumentacji na elektroniczną

Jakie zmiany wprowadza nowelizacja przepisów?

Nowelizacja przepisów z 2019 roku wprowadziła obowiązek przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej, co stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji dokumentacji kadrowej. Zgodnie z nowymi regulacjami, przedsiębiorcy mogą (a w wielu przypadkach muszą) przenieść dokumentację z formy papierowej na elektroniczną. Przemiany te, choć korzystne, wymagają ścisłego przestrzegania zasad przechowywania i zabezpieczania danych osobowych pracowników.

Ważnym elementem jest fakt, że każda firma, która decyduje się na e-akta, zobowiązana jest do zachowania zgodności z przepisamidotyczącymi archiwizacji i zabezpieczania tych dokumentów. W praktyce oznacza to, że nie wystarczy jedynie skanować papierowych akt. Elektroniczna wersja dokumentów musi być przechowywana w sposób zapewniający ich integralność oraz poufność przez okres wymagany prawem.

Wymagania techniczne dla e-akt

Aby skutecznie przejść z papierowej dokumentacji na elektroniczną, przedsiębiorcy muszą spełnić pewne wymagania techniczne. Przede wszystkim konieczne jest wdrożenie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentacją. Programy takie powinny umożliwiać:

• łatwe tworzenie, edytowanie i przechowywanie akt,

• możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów,

• integrację z innymi systemami kadrowo-płacowymi.

Nie mniej istotnym aspektem jest zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń systemowych. Dokumenty muszą być przechowywane w systemach, które oferują funkcje ochrony przed nieautoryzowanym dostępem, jak np. szyfrowanie danych czy kontrola dostępu. W przypadku, gdy firma zdecyduje się na korzystanie z chmurowych rozwiązań, ważne jest, by dostawca usługi przestrzegał norm bezpieczeństwa zgodnych z przepisami RODO.

Dodatkowo, przedsiębiorcy powinni pamiętać o weryfikacji i aktualizacji systemówna wypadek zmian w przepisach prawnych dotyczących przechowywania dokumentów. W razie potrzeby, takie systemy mogą być rozbudowywane lub aktualizowane, by sprostać rosnącym wymaganiom.

Jakie dokumenty można przechowywać w wersji elektronicznej?

Przechodzenie na e-akta oznacza również, że przedsiębiorcy muszą wiedzieć, które dokumenty mogą zostać przeniesione do wersji elektronicznej, a które należy przechowywać w formie papierowej. Zasadniczo, większość dokumentacji kadrowej może zostać zarchiwizowana w formie cyfrowej, w tym:

• Umowy o pracę– od umów na czas określony po umowy na czas nieokreślony, a także aneksy do tych umów.

• Deklaracje podatkowe i ubezpieczeniowe– dokumenty związane z obowiązkami wobec ZUS, US oraz inne związane z wynagrodzeniami pracowników.

• Zaświadczenia i świadectwa pracy– dokumenty, które po zakończeniu stosunku pracy mogą być przekazywane w formie elektronicznej.

Co ważne, także dokumenty związane z urlopami, w tym wnioski urlopowe, mogą być przechowywane w formie cyfrowej. Warto zaznaczyć, że zgodnie z przepisami, każda forma elektroniczna dokumentu musi być opatrzona odpowiednim podpisem elektronicznymlub jego zamiennikiem, by zapewnić jej ważność i integralność.

Decyzja o przejściu na elektroniczną dokumentację jest krokiem w stronę efektywności i oszczędności, ale wymaga odpowiednich inwestycji w systemy oraz dbałości o bezpieczeństwo danych. Kluczowe jest, aby przedsiębiorcy rozumieli te zmiany i odpowiednio je zaimplementowali w swoich firmach, zgodnie z obowiązującymi przepisami. ⚖️

Zabezpieczenie e-dokumentów

Podstawowe metody ochrony dokumentacji

Zabezpieczenie e-dokumentów to kluczowy aspekt przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej. Aby zagwarantować, że dokumenty będą chronione przed nieautoryzowanym dostępem oraz ich integralność nie zostanie naruszona, należy zastosować odpowiednie metody ochrony.

Pierwszym, podstawowym narzędziem jest podpis elektroniczny, który zapewnia, że dokumenty są autentyczne oraz pochodzą od właściwej osoby. W przypadku akt pracowniczych, podpis elektroniczny stanowi istotny element potwierdzający ważność dokumentów takich jak umowy o pracę, aneksy, czy świadectwa pracy. Dzięki niemu, dokumenty zyskują moc prawną równą tradycyjnym, papierowym podpisom, a ich zmiana po podpisaniu staje się niemożliwa.

Drugą metodą zabezpieczenia danych jest szyfrowanie. W przypadku przechowywania dokumentów elektronicznych, które zawierają dane wrażliwe, takie jak numery PESEL, adresy zamieszkania czy dane dotyczące wynagrodzenia, szyfrowanie stanowi kluczową warstwę ochrony. Dzięki szyfrowaniu, nawet jeśli nieautoryzowana osoba uzyska dostęp do systemu, nie będzie w stanie odczytać zawartości plików. Warto wdrożyć nowoczesne standardy szyfrowania, które zapewniają wysoką jakość ochrony danych, takie jak AES (Advanced Encryption Standard).

Przechowywanie e-akt zgodnie z przepisami

Zgodnie z przepisami prawa, dokumenty elektroniczne muszą być przechowywane w sposób, który zapewnia ich trwałość i bezpieczeństwoprzez wymagany czas. Z tego powodu, wybór odpowiednich nośników danych oraz systemów przechowywania ma kluczowe znaczenie.

W pierwszej kolejności, nośniki danych, na których przechowywane są e-akta, muszą być trwałe i odporne na uszkodzenia. To oznacza, że nie można ich przechowywać na tanich dyskach twardych, które mogą ulec awarii po krótkim czasie. Przedsiębiorcy często wybierają specjalistyczne serwery lub chmurowe usługi przechowywania danych, które oferują odpowiednią redundancję i kopie zapasowe. Systemy te powinny zapewniać ciągły dostęp do dokumentów i ich odporność na awarie, takie jak usunięcie lub uszkodzenie danych.

Zgodność z przepisami wymaga także, by systemy przechowywania były kompatybilne z e-aktami. Oznacza to, że muszą być one w stanie obsługiwać dokumenty w wymaganych formatach (np. PDF/A), a także umożliwiać ich długoterminową archiwizację. Archiwizacja to nie tylko kwestia przechowywania dokumentów, ale także ich przechowywania w sposób umożliwiający łatwe ich odzyskanie w przypadku kontroli lub audytu. Dokumenty powinny być archiwizowane w systemach z funkcjami umożliwiającymi łatwe wyszukiwanie i weryfikację integralności.

Warto również pamiętać, że po upływie okresu przechowywania e-akt, muszą być one odpowiednio usuwane lub niszczone w sposób uniemożliwiający odzyskanie danych. Takie zasady powinny być określone w polityce bezpieczeństwa firmy.

Przykłady najlepszych praktyk przechowywania e-akt ⚙️

Firmy, które wdrożyły elektroniczne akta, często stosują szereg najlepszych praktyk, by zwiększyć bezpieczeństwo przechowywanych danych. Do najczęściej stosowanych rozwiązań należą:

• Dostępność i monitoring– stałe monitorowanie systemów przechowywania danych, które umożliwia wczesne wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości.

• Wielowarstwowa ochrona– zastosowanie różnych metod ochrony, takich jak zapory sieciowe (firewalle), oprogramowanie antywirusowe i zabezpieczenia fizyczne.

• Kopie zapasowe– regularne tworzenie kopii zapasowych e-dokumentów, które mogą być przywrócone w przypadku awarii lub błędów systemowych.

Dzięki tym rozwiązaniom, przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że ich dokumentacja kadrowa jest odpowiednio zabezpieczona i zgodna z wymaganiami prawnymi. ⚖️

Proces tworzenia i aktualizacji akt osobowych w formie elektronicznej

Jak prawidłowo zakładać e-teczkę dla nowego pracownika? ️

Proces zakładania elektronicznych akt osobowych rozpoczyna się od zebrania odpowiednich dokumentów. Pierwszym krokiem jest digitalizacjawszelkich papierowych dokumentów, takich jak umowa o pracę, zaświadczenia o niekaralności, dokumenty tożsamości czy też certyfikaty szkoleń. Digitalizacja powinna obejmować skanowanie wszystkich dokumentów w wysokiej jakości, aby zapewnić ich czytelność w formacie PDF, który jest najczęściej wykorzystywany w systemach e-akt. Ważne, aby każdemu zeskanowanemu dokumentowi przypisać odpowiednią nazwę, co ułatwi późniejsze wyszukiwanie i porządkowanie plików.

Po zebraniu wszystkich niezbędnych dokumentów, następuje proces zakładania e-teczkiw odpowiednim systemie zarządzania dokumentacją. W tym celu należy wybrać oprogramowanie, które umożliwia przechowywanie danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Ważnym elementem jest przypisanie dokumentów do konkretnego pracownika w systemie, co pozwala na szybki dostęp do informacji oraz ich późniejsze aktualizowanie.

Teczka powinna zawierać również metadane, takie jak: imię i nazwisko pracownika, numer PESEL, stanowisko, data rozpoczęcia pracy, a także inne istotne informacje, które mogą być przydatne w trakcie trwania zatrudnienia. Dzięki odpowiedniej strukturze, zarządzanie aktami osobowymi staje się dużo prostsze i bardziej efektywne.

Aktualizowanie e-akt podczas zatrudnienia

W trakcie trwania zatrudnienia, elektroniczne akta muszą być aktualizowane na bieżąco. Oznacza to dodawanie nowych dokumentów, jak np. aneksy do umowy o pracę, dokumenty dotyczące urlopów, szkolenia, a także informacje o zmianach w statusie pracownika, takich jak awanse, zmiany stanowiska czy wynagrodzenia.

Każda zmiana powinna być odpowiednio zapisana i zaarchiwizowana, aby zapewnić pełną historię zatrudnienia pracownika w systemie. Przykładowo, po zakończeniu kursu, pracodawca powinien dodać do e-teczki certyfikat ukończenia szkolenia, co będzie miało wpływ na późniejsze audyty i kontrolę. Systemy e-akt umożliwiają automatyczne przypisywanie daty modyfikacji, co pozwala na śledzenie historii zmian.

Dodatkowo, monitorowanie statusu pracownikajest istotne z perspektywy zarządzania kadrami. Zmiany w uprawnieniach do urlopu, statusie zatrudnienia czy innych formalnych kwestiach, muszą być na bieżąco odzwierciedlane w aktach elektronicznych. Dzięki temu, zarówno pracodawca, jak i pracownik, mają pewność, że wszystkie informacje są zawsze aktualne i zgodne z rzeczywistością.

Korzyści z automatyzacji procesu tworzenia i aktualizacji e-akt ⚙️

Wykorzystanie nowoczesnych systemów do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi przynosi wiele korzyści. Automatyzacja procesów związanych z tworzeniem, aktualizowaniem i archiwizowaniem dokumentów pozwala na znaczną oszczędność czasu. Dzięki wprowadzeniu zautomatyzowanych przypomnień o konieczności dodania nowych dokumentów czy aktualizacji danych, możliwe jest unikanie błędów i opóźnień.

Dodatkowo, elektroniczne akta są dużo łatwiejsze do przechowywania i archiwizowania niż tradycyjne akta papierowe. Pracodawca nie musi martwić się o przestrzeń magazynowączy ryzyko uszkodzenia dokumentów w wyniku błędów ludzkich. W przypadku potrzeby weryfikacji dokumentów, system pozwala na szybkie i wygodne wyszukiwanie, co znacząco usprawnia codzienną pracę działu kadr i HR.

Warto również podkreślić, że systemy e-akt, dzięki swojej integracji z innymi narzędziami kadrowymi, umożliwiają łatwiejsze zarządzanie dokumentacją pracowniczą, co jest szczególnie przydatne w większych organizacjach. Dzięki temu, informacje o pracowniku są dostępne w jednym, bezpiecznym miejscu, a ich aktualizacja odbywa się w sposób sprawny i transparentny.

Korzyści płynące z elektronicznych akt osobowych

Oszczędności czasu i miejsca ⏳

Jednym z kluczowych atutów elektronicznych akt osobowych jest ogromna oszczędność czasu. Tradycyjne akta papierowe wymagają manualnego przechowywania, segregowania oraz poszukiwania potrzebnych dokumentów, co bywa czasochłonne i mało efektywne. W przypadku e-akt, wszystko jest dostępne w jednym miejscu, a systemy zarządzania dokumentami umożliwiają szybkie wyszukiwanie konkretnych plików po różnych kryteriach, jak imię, numer PESEL czy rodzaj dokumentu.

Warto również zwrócić uwagę na oszczędność miejsca. W tradycyjnym systemie papierowym magazynowanie akt pracowniczych wiąże się z koniecznością wynajmowania przestrzeni biurowych lub archiwów. Takie rozwiązanie jest kosztowne i wiąże się z ryzykiem uszkodzenia dokumentów. Przechowywanie e-akt w formie elektronicznej eliminuje ten problem, ponieważ wszystkie dokumenty są zapisane w formacie cyfrowym, a ich przechowywanie nie wymaga fizycznej przestrzeni. Ponadto, w przypadku potrzeby rozwoju firmy, łatwiej jest skalować system przechowywania, dodając kolejne gigabajty przestrzeni na serwerach lub w chmurze.

Ułatwienia w audytach i kontrolach ️‍♀️✅

Elektroniczne akta pracownicze znacząco upraszczają przeprowadzanie audytówi kontroli, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Dzięki zautomatyzowanemu systemowi przechowywania dokumentów, możliwe jest szybkie i łatwe przeglądanie pełnej historii pracownika. W przypadku kontroli, na przykład przez Inspekcję Pracy, audytorzy mogą natychmiast uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów, co znacząco przyspiesza cały proces weryfikacji.

Co więcej, systemy e-akt często oferują funkcje automatycznego raportowania, które generują zestawienia dotyczące kompletności dokumentacji pracowniczej, zgodności z przepisami prawa czy aktualności załączonych informacji. Dzięki temu, osoby odpowiedzialne za kadry mogą na bieżąco monitorować stan dokumentacji, unikając ewentualnych niezgodności.

Dzięki elektronicznemu zarządzaniu dokumentacją łatwiej jest także przechodzić przez audyty wewnętrzne, które pozwalają na wykrycie ewentualnych nieprawidłowości w prowadzeniu akt. Możliwość śledzenia, które dokumenty zostały dodane lub zaktualizowane w danym okresie, oraz kiedy to miało miejsce, jest niezwykle pomocna w analizie zgodności procesów kadrowych.

Zwiększenie bezpieczeństwa danych ⚠️

Kolejnym kluczowym aspektem, który wpływa na popularność elektronicznych akt osobowych, jest wyższy poziom bezpieczeństwa. W tradycyjnym systemie papierowym, dokumenty mogą zostać przypadkowo zniszczone, zagubione lub mogą stać się celem kradzieży. W przypadku e-akt, możliwość szyfrowania danychoraz stosowanie różnych metod uwierzytelniania dostępu zapewniają, że dostęp do wrażliwych informacji mają tylko uprawnione osoby. Dodatkowo, kopie zapasowemogą być tworzone regularnie, co minimalizuje ryzyko utraty danych w wyniku awarii systemu.

Warto również zaznaczyć, że zgodnie z przepisami RODO, przechowywanie danych osobowych w formie elektronicznej zapewnia łatwiejsze monitorowanie dostępu do tych informacji, ponieważ wszystkie działania mogą być rejestrowane w formie logów, a dostęp do akt jest ściśle kontrolowany. Elektroniczne akta umożliwiają także łatwiejsze zarządzanie prawami dostępu, co jest istotne w kontekście ochrony danych wrażliwych.

Redukcja kosztów i mniejsze ryzyko błędów

Korzystanie z elektronicznych akt osobowych wiąże się z redukcją kosztówzwiązanych z przechowywaniem, drukowaniem oraz wysyłką papierowych dokumentów. Ponadto, automatyzacja procesów kadrowych zmniejsza ryzyko popełniania błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, co może mieć istotne konsekwencje prawne i finansowe.

Wspomniana automatyzacja obejmuje także przypomnienia o terminach ważności dokumentów, takich jak umowy czy zaświadczenia, co pozwala na uniknięcie opóźnieńoraz błędów w zarządzaniu zatrudnieniem. Dzięki e-aktom możliwe jest ustawienie automatycznych powiadomień, co jest szczególnie pomocne w przypadku dużych firm, gdzie liczba pracowników może sprawiać trudności w kontrolowaniu wszystkich terminów.

Podsumowując, korzystanie z elektronicznych akt osobowych nie tylko zwiększa efektywność i bezpieczeństwo zarządzania dokumentami kadrowymi, ale także przynosi wymierne oszczędności w czasie, przestrzeni i kosztach, a także upraszcza procesy związane z audytami i kontrolami.

Wymogi prawne dotyczące e-akt

Kwalifikowany podpis elektroniczny – obowiązkowy element ️✅

W kontekście e-akt osobowych, jednym z kluczowych wymogów prawnych jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który pełni istotną rolę w zapewnieniu legalności dokumentów elektronicznych. Zgodnie z przepisami, dokumenty w formie elektronicznej muszą być podpisane właśnie tym podpisem, aby miały taką samą moc prawną jak tradycyjny podpis odręczny. Warto podkreślić, że podpis kwalifikowany jest bardziej zaawansowanym rozwiązaniem niż zwykły podpis elektroniczny czy podpis skanowany, ponieważ wiąże się z wyższym poziomem zabezpieczeń, co pozwala na zapewnienie integralności oraz autentyczności dokumentu.

Jakie dokumenty muszą być podpisywane?

Wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika, które mają charakter umowny lub są wymagane przepisami prawa, powinny być podpisywane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Należy do nich:

• Umowy o pracęi inne umowy cywilnoprawne (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło),

• Zaświadczenia o zatrudnieniu,

• Protokóły i aneksy do umów,

• Wnioski o urlop, świadczenia chorobowe,

• Dokumenty dotyczące rozwiązania umowy o pracę(w tym wypowiedzenia).

Dzięki wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, możliwe jest zachowanie pełnej mocy prawnejdokumentów, co ma kluczowe znaczenie w przypadku ich późniejszego użycia, np. w postępowaniach sądowych. Zastosowanie podpisu elektronicznego pozwala na pełną zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych (RODO) oraz wymogami e-dokumentacji w Polsce i Unii Europejskiej.

Okres przechowywania e-akt ⏳

Zgodnie z przepisami prawa pracy, dokumenty związane z zatrudnieniem muszą być przechowywane przez określony czas, niezależnie od tego, czy są przechowywane w formie papierowej, czy elektronicznej. Okres przechowywania e-aktjest kluczowy, aby firma nie naruszała przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz innych wymogów prawnych. W zależności od rodzaju dokumentu, czas jego przechowywania może się różnić.

Czas obowiązkowy przechowywania dokumentacji pracowniczej

• Dokumenty dotyczące zatrudnienia (umowy o pracę, aneksy)– te dokumenty muszą być przechowywane przez co najmniej 50 latod zakończenia zatrudnienia pracownika. Długość ta wynika z przepisów związanych z emeryturami oraz innymi świadczeniami, które pracownik może ubiegać się po zakończeniu pracy.

• Dokumentacja związana z wynagrodzeniem (np. paski płacowe, PIT-y)– obowiązek przechowywania tych dokumentów wynosi 5 latod końca roku, w którym zostały wystawione.

• Dokumenty dotyczące szkoleń BHP– te dokumenty powinny być przechowywane przez 10 latod zakończenia danego szkolenia.

Okresy te są precyzyjnie określone w polskim kodeksie pracy oraz innych przepisach regulujących kwestie zatrudnienia. Każda firma powinna ścisłe przestrzegać tych terminów, aby uniknąć ewentualnych kar za nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji.

Co się dzieje z aktami po zakończeniu okresu przechowywania?

Po upływie określonego czasu przechowywania dokumentów, przedsiębiorcy muszą zadbać o właściwą archiwizacjęlub zniszczeniedokumentów. W przypadku e-akt, istnieje możliwość ich archiwizowania w specjalnych systemach do przechowywania danych, które zapewniają odpowiednią ochronę przed ich utratą, ale także umożliwiają ich późniejsze usunięcie zgodnie z przepisami.

Dokumenty, które zostały już zarchiwizowane, mogą być usunięte z systemu w sposób zapewniający ich trwałe zniszczenie. Należy pamiętać, że usunięcie danych musi odbywać się zgodnie z wytycznymi dotyczącymi ochrony danych osobowych, szczególnie w kontekście przepisów RODO. Pracodawcy muszą mieć pewność, że po zakończeniu okresu przechowywania dokumenty nie będą przypadkowo udostępnione osobom nieuprawnionym.

Dzięki zastosowaniu odpowiednich procedur i narzędzi do przechowywania oraz usuwania e-dokumentów, możliwe jest zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi oraz pełna ochrona danych osobowych pracowników.

Podsumowując, przestrzeganie wymogów prawnych dotyczących podpisu elektronicznego oraz okresu przechowywania e-akt jest niezbędne dla prawidłowego zarządzania dokumentacją pracowniczą. Zastosowanie odpowiednich narzędzi i procedur pozwala firmom na efektywne i bezpieczne zarządzanie danymi, minimalizując ryzyko naruszenia przepisów.

Przechowywanie dokumentów po zakończeniu współpracy

Co dzieje się z e-dokumentacją po odejściu pracownika? ️

Po zakończeniu współpracy z pracownikiem, przedsiębiorca ma obowiązek zadbać o odpowiednie przechowywanie e-dokumentówdotyczących tej osoby. Zgodnie z przepisami prawa pracy, akta osobowe muszą być przechowywane przez określony czas, nawet po zakończeniu umowy. Zatem, mimo że pracownik nie jest już zatrudniony, dokumentacja związana z jego zatrudnieniem wciąż wymaga odpowiedniej ochrony.

Zasady przechowywania akt po zakończeniu umowy

Zasadniczo, dokumenty pracownicze, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, muszą być przechowywane przez firmę przez czas określony przepisami prawa. Dla większości dokumentów związanych z zatrudnieniem, termin ten wynosi 50 latod zakończenia stosunku pracy, choć w zależności od typu dokumentu może być krótszy. Warto pamiętać, że po zakończeniu umowy, przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić bezpieczeństwo danychprzez cały czas ich przechowywania.

E-dokumentacja, podobnie jak tradycyjna dokumentacja papierowa, musi być przechowywana w sposób, który zapewnia jej integralność i dostępność w razie potrzeby. Oznacza to, że muszą zostać zastosowane odpowiednie środki ochrony danych, np. szyfrowanieczy kopie zapasowe, aby zabezpieczyć dokumenty przed utratą lub nieautoryzowanym dostępem. Prawidłowe zarządzanie takimi aktami ma szczególne znaczenie w kontekście przepisów RODO, które nakładają na pracodawców obowiązek ochrony danych osobowych przez cały czas ich przetwarzania.

Procedury usuwania e-dokumentów w przypadku ich zniszczenia

Po upływie okresu przechowywania dokumentów, firma musi podjąć odpowiednie kroki w celu trwałego usunięciae-akt. Proces ten powinien odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Zniszczenie e-dokumentów musi być nieodwracalne, aby nie było możliwości ich odzyskania, co gwarantuje pełne usunięcie danych osobowych byłego pracownika.

Warto zaznaczyć, że procedury usuwania dokumentów powinny być dokładnie udokumentowane. Należy również zapewnić, że osoby odpowiedzialne za usuwanie e-dokumentów zostały odpowiednio przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych. Przykładem dobrej praktyki może być wdrożenie systemu, który automatycznie usuwa dokumentypo upływie okresu przechowywania lub po wycofaniu zgody na przetwarzanie danych.

Jakie narzędzia wspierają przechowywanie e-dokumentów?

Współczesne technologie oferują szeroki wachlarz narzędzi do zarządzania e-aktamii ich bezpiecznym przechowywaniem. Wiele firm korzysta z dedykowanych systemów zarządzania dokumentami(DMS), które automatycznie monitorują czas przechowywania akt i przypominają o konieczności ich usunięcia. Tego typu narzędzia mogą również zapewnić pełną weryfikację dostępudo dokumentów, co jest szczególnie ważne w kontekście ochrony danych osobowych.

Innym rozwiązaniem, które zyskuje na popularności, są chmurowe systemy przechowywania danych. Chmurowe repozytoria zapewniają łatwy dostęp do dokumentów, jednocześnie gwarantując ich ochronę przed utratą dzięki regularnym kopiom zapasowym. Tego typu platformy często oferują również funkcjonalność szyfrowania, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych danych.

Dokumenty, które można usunąć wcześniej

Warto również zauważyć, że nie wszystkie dokumenty muszą być przechowywane przez 50 lat. Istnieją dokumenty, które można usunąć po krótszym czasie, np.:

• Dokumenty związane z urlopami– mogą być usunięte po 5 latachod końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione.

• Dokumentacja BHP– dokumenty dotyczące szkoleń BHP powinny być przechowywane przez 10 lat.

Usunięcie tych dokumentów przed upływem długoterminowego okresu przechowywania jest możliwe tylko wtedy, gdy nie stanowią one podstawy do jakichkolwiek roszczeń prawnych lub świadczeń związanych z zatrudnieniem.

Podsumowując, przechowywanie e-dokumentacji po zakończeniu współpracy z pracownikiem wymaga zarówno dbałości o bezpieczeństwo danych, jak i zgodności z przepisami prawa. Firmy powinny korzystać z odpowiednich narzędzi i procedur, które zapewnią właściwe przechowywanie oraz usuwanie dokumentów w sposób zgodny z wymogami ochrony danych osobowych.

Wyzwania związane z e-dokumentacją w firmach

Integracja z innymi systemami zarządzania HR

Jednym z głównych wyzwań, z którymi muszą zmierzyć się firmy przy wdrażaniu e-dokumentacji, jest integracjanowych narzędzi z istniejącymi systemami zarządzania kadrami (HR). Przenoszenie danych do systemu elektronicznego nie jest procesem prostym i wymaga szczególnej uwagi, aby uniknąć błędów, które mogą wpłynąć na skuteczność i zgodność z przepisami.

Jakie problemy mogą wystąpić podczas migracji danych?

Migracja danych z tradycyjnych, papierowych akt pracowniczych do formy elektronicznej wiąże się z wieloma wyzwaniami. Przede wszystkim, proces ten wymaga zapewnienia, że wszystkie danezostaną prawidłowo przeniesione i zapisane w systemie, bez ryzyka ich utraty. Problemy mogą pojawić się również w kontekście kompatybilnościróżnych platform – systemy HR różnią się między sobą funkcjonalnością, strukturą danych, a także standardami bezpieczeństwa. Należy zadbać o odpowiednie mapowanie danychoraz upewnić się, że wszystkie informacje będą dostępne w formacie, który umożliwia ich łatwe przetwarzanie w nowych systemach.

Dodatkowo, firmy mogą napotkać trudności w związku z współpracą między różnymi działami(np. HR, IT), które muszą ze sobą skoordynować działania przy wdrażaniu nowych rozwiązań. Często konieczna jest pomoc specjalistów IT w celu dostosowania systemówi stworzenia odpowiednich połączeń między nimi.

Przyszłość zintegrowanych systemów HR w zakresie e-akt

W perspektywie rozwoju technologii, integracja systemów HR z e-dokumentacją staje się coraz bardziej niezbędna. Dzięki wykorzystaniu rozwiązań chmurowychi sztucznej inteligencji, procesy zarządzania aktami pracowniczymi mogą być automatyzowane i bardziej zintegrowane z innymi funkcjami firmy, takimi jak płace, czas pracy czy rekrutacja. Dzięki zintegrowanym systemom HR, dane pracowników mogą być aktualizowane na bieżąco, a dostęp do informacji jest szybki i bezpieczny.

Problemy związane z bezpieczeństwem danych ⚠️

Ochrona danych osobowych to jedno z najważniejszych zagadnień, które pojawiają się przy wdrażaniu e-dokumentacji w firmach. Bezpieczeństwo danychjest kluczowe, zwłaszcza w kontekście RODO, które nakłada obowiązki na pracodawców w zakresie ochrony danych osobowych pracowników. W obliczu coraz większych zagrożeń ze strony cyberprzestępców, firmy muszą inwestować w odpowiednie technologie i procedury ochrony danych.

Ochrona przed cyberatakami i wyciekiem danych

E-dokumentacja, ze względu na swoją cyfrową formę, jest narażona na różnorodne zagrożenia, takie jak włamania, kradzież danychczy złośliwe oprogramowanie. Aby zapewnić pełne bezpieczeństwo danych, firmy muszą korzystać z zaawansowanych technologii szyfrowania, które zabezpieczają dane zarówno podczas ich przechowywania, jak i przesyłania. Ponadto, stosowanie autoryzacji wieloetapoweji ograniczenie dostępu do dokumentów tylko do uprawnionych pracowników to istotne elementy polityki bezpieczeństwa.

Warto także pamiętać o konieczności tworzenia kopii zapasowych(backupów), które w przypadku ataku pozwalają na szybkie odzyskanie danych i minimalizowanie ryzyka utraty ważnych informacji. Firmy powinny także regularnie monitorować swoje systemy, aby wykrywać potencjalne zagrożenia w czasie rzeczywistym.

Rola audytów wewnętrznych w utrzymaniu bezpieczeństwa

Bezpieczeństwo e-dokumentacji to także kwestia regularnych audytów wewnętrznych, które pozwalają na ocenę skuteczności zastosowanych środków ochrony danych. Przeprowadzanie takich audytów jest niezbędne, aby sprawdzić, czy dane są przechowywane zgodnie z polityką firmy oraz czy nie dochodzi do nadużyć czy wycieków informacji. Audyty pomagają również w identyfikowaniu obszarów, w których bezpieczeństwo danych może być zagrożone i wprowadzaniu stosownych środków zaradczych.

Podsumowanie

Zarządzanie e-dokumentacją wiąże się z wieloma wyzwaniami, które wymagają odpowiedniego podejścia oraz inwestycji w technologie. Zintegrowane systemy HR i zapewnienie bezpieczeństwa danych to kluczowe kwestie, które muszą być uwzględnione przy wdrażaniu cyfrowych akt pracowniczych. Odpowiednia integracja systemów oraz skuteczne zabezpieczenia przed zagrożeniami z sieci to fundamenty, na których opiera się prawidłowe zarządzanie e-dokumentacją w firmie. Z kolei regularne audyty i testy pozwalają na utrzymanie wysokiego poziomu ochrony danych osobowych i zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami.