Dokumentacja cen transferowych – kto musi sporządzić?

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą transakcje z podmiotami powiązanymi, muszą pamiętać o obowiązku sporządzenia dokumentacji cen transferowych. Dotyczy to zarówno firm działających na rynku krajowym, jak i międzynarodowym. Dokumentacja ma na celu wykazanie, że ceny stosowane w transakcjach między tymi podmiotami są zgodne z zasadą „arm’s length”, czyli odpowiadają rynkowym stawkom.

Z kolei progi wartościowedla obowiązku dokumentacyjnego zależą od wysokości rocznych przychodów lub obrotów firmy. Wartość transakcji kontrolowanych, która wymaga dokumentacji, zmienia się w zależności od sektora i lokalizacji firmy. Przedsiębiorcy powinni być świadomi tych limitów, aby uniknąć ryzyka niezgodności z przepisami.

Firmy, które należą do grup kapitałowych lub prowadzą działalność międzynarodową, mają szczególne obowiązki. Wymaga się od nich przygotowania szczegółowych dokumentów, które uwzględniają nie tylko krajowe, ale i międzynarodowe przepisy. Konieczne jest raportowanie transakcji z podmiotami z krajów uznawanych za raje podatkowe, co ma na celu przeciwdziałanie unikaniu opodatkowania.

Należy również pamiętać o sankcjachza brak odpowiedniej dokumentacji. Kara za niedopełnienie obowiązków dokumentacyjnych może sięgać nawet 10% wartości transakcji, co stanowi poważne zagrożenie dla firm. Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorcy dbali o terminowe i rzetelne przygotowanie dokumentów, co z pewnością uchroni ich przed niepotrzebnymi kosztami.

Zmiany w przepisach, które wejdą w życie w 2025 roku, wprowadzą nowe wymogi dotyczące formy i terminów składania dokumentacji. Przedsiębiorcy muszą być przygotowani na te zmiany, szczególnie w kontekście nowych progów wartościowych i obowiązków dla firm międzynarodowych. Utrzymanie zgodności z tymi przepisami to kluczowy element sukcesu w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Dokumentacja cen transferowychto jeden z kluczowych elementów, które firmy prowadzące międzynarodową działalność muszą uwzględnić w swojej strategii podatkowej. Zrozumienie, kto musi ją sporządzić, jest nie tylko kwestią spełnienia wymogów prawnych, ale także unikania potencjalnych sankcji finansowych.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i zawierasz transakcje z podmiotami powiązanymi, obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowychmoże dotyczyć także Ciebie. Co więcej, nie chodzi tu tylko o duże korporacje – przepisy obejmują także mniejsze firmy, które spełniają określone warunki. Warto więc wiedzieć, kto dokładnie jest zobowiązany do jej przygotowania.

Kiedy masz obowiązek przygotować dokumentację?

Dokumentację cen transferowych należy sporządzić, gdy Twoja firma prowadzi transakcje z podmiotami powiązanymi, zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi. Można wyróżnić kilka kluczowych przypadków:

• Przekroczenie określonych progów wartości transakcji.

• Realizacja transakcji z podmiotami z rajów podatkowych.

• Obowiązki wynikające z wielkości przedsiębiorstwa(np. dla mikro i małych firm).

⚠️ Należy pamiętać, że przepisy różnią się w zależności od wysokości obrotów i charakterystyki transakcji, dlatego każdy przedsiębiorca powinien dokładnie sprawdzić, czy spełnia określone warunki.

W kolejnych częściach artykułu przyjrzymy się szczegółowo, kto dokładnie musi sporządzać dokumentację cen transferowych, jakie obowiązki są z nią związane, a także jakie konsekwencje mogą wystąpić w przypadku ich zaniedbania. Zachowanie zgodności z przepisamito klucz do uniknięcia problemów z urzędami skarbowymi.

Obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych

✅ Kiedy należy przygotować dokumentację?

Z obowiązkiem sporządzenia dokumentacji cen transferowych mamy do czynienia, gdy firma realizuje transakcje z podmiotami powiązanymi. Podstawowym kryterium jest wartość transakcjioraz charakter powiązańmiędzy stronami. Jeśli wartość transakcji przekracza określone progi, firma musi przygotować odpowiednią dokumentację. Warto jednak pamiętać, że dokumentacja cen transferowych dotyczy nie tylko dużych podmiotów, ale także mniejszych firm, które spełniają konkretne warunki.

Podstawowe zasady dotyczące obowiązku sporządzenia dokumentacji to:

• Obroty przedsiębiorstwa– dokumentację należy przygotować, gdy wartość transakcji kontrolowanej przekracza określony próg.

• Typ transakcji– obowiązek dotyczy zarówno transakcji krajowych, jak i międzynarodowych między podmiotami powiązanymi.

Kto jest zobowiązany do przygotowania dokumentacji?

Obowiązek dokumentacyjny dotyczy przedsiębiorców, którzy dokonują transakcji z podmiotami powiązanymi. Definicja podmiotów powiązanych obejmuje m.in. spółki zależne, współwłaścicieli, czy też podmioty w ramach tej samej grupy kapitałowej. Dotyczy to zarówno osób fizycznych, jak i prawnych, które są podatnikami PITlub CIT.

• Podmioty gospodarcze– które wykonują transakcje kontrolowane w formie sprzedaży, zakupu towarów, usług czy licencji.

• Transakcje międzynarodowe– dokumentacja jest wymagana, jeśli transakcje dotyczą podmiotów z różnych krajów.

Przykład: Jeżeli firma X w Polsce dokonuje sprzedaży towarów firmie Y z Niemiec, obie firmy są podmiotami powiązanymi, więc polska firma musi sporządzić odpowiednią dokumentację, jeśli wartość transakcji przekroczy próg ustalony przez przepisy.

⚠️ Jakie transakcje wymagają dokumentacji cen transferowych?

Obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych obejmuje szeroką gamę transakcji, szczególnie tych między podmiotami powiązanymi. Należy do nich zaliczyć wszelkie operacje, które mają na celu ustalenie ceny sprzedaży lub usług w relacjach między takimi podmiotami.

• Transakcje z podmiotami w rajach podatkowych– szczególną uwagę należy zwrócić na transakcje zawierane z firmami zarejestrowanymi w tzw. rajach podatkowych, czyli krajach, które oferują korzystne warunki podatkowe (np. Malta, Cypr, Bermudy). W takim przypadku dokumentacja staje się niezbędna nawet przy niższych wartościach transakcji, aby uniknąć potencjalnych oszustw podatkowych.

• Transakcje usługowe– obejmują m.in. usługi doradcze, marketingowe, czy licencje na oprogramowanie. Nawet gdy te transakcje dotyczą niewielkich kwot, może zaistnieć konieczność sporządzenia dokumentacji, jeżeli wiążą się z obrotem między powiązanymi podmiotami.

Przykład: Firma X sprzedaje oprogramowanie swojej spółce zależnej w innym kraju. Nawet jeśli wartość transakcji nie jest zbyt wysoka, ale obie firmy są powiązane, firma X może być zobowiązana do sporządzenia dokumentacji, aby wykazać, że ceny transferowe są ustalane zgodnie z zasadą arm’s length (czyli na poziomie rynkowym).

Warto podkreślić, że dokumentacja musi być sporządzona przed dokonaniem transakcji i udostępniona w razie kontroli podatkowej. Zatem przedsiębiorcy muszą być dobrze przygotowani na to, że spełnianie wymogów dokumentacyjnych w zakresie cen transferowych jest procesem wymagającym, ale niezbędnym dla zgodności z przepisami podatkowymi.

Progi wartościowe w dokumentacji cen transferowych

✅ Wartość transakcji a obowiązek dokumentacyjny

Obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych zależy w dużej mierze od wartości transakcji kontrolowanej. Przepisy prawa w Polsce wprowadzają progi wartościowe, które różnią się w zależności od tego, czy transakcje mają charakter krajowy, czy międzynarodowy. W przypadku transakcji krajowych i międzynarodowych z podmiotami powiązanymi, konieczność przygotowania dokumentacji pojawia się, gdy wartość transakcji przekroczy określone limity.

Progi dla podmiotów CIT i PIT

Zasady dokumentacyjne różnią się w zależności od tego, czy przedsiębiorca jest podatnikiem CIT(podatku dochodowego od osób prawnych) czy PIT(podatku dochodowego od osób fizycznych).

• Dla podmiotów CIT: Obowiązek dokumentacyjny występuje, gdy wartość transakcji między podmiotami powiązanymi przekroczy wartość 2 mln PLNrocznie dla transakcji krajowych. Dla transakcji międzynarodowych próg ten może być wyższy, zależnie od kraju i specyfiki transakcji.

• Dla podmiotów PIT: Zasady są analogiczne do tych dla CIT, ale dotyczą osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Podmioty PIT, które dokonują transakcji z podmiotami powiązanymi, muszą przygotować dokumentację, jeśli wartość tych transakcji przekroczy 2 mln PLNw skali roku.

Przykład: Firma X, będąca podatnikiem CIT, zawiera roczną umowę sprzedaży towarów ze spółką zależną z Niemiec. Jeśli wartość tej umowy przekroczy 2 mln PLN, firma X ma obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych.

Wpływ wysokości obrotu na obowiązek

Obowiązek dokumentacyjny nie dotyczy tylko pojedynczych transakcji. Łączna wartość obrotówz podmiotami powiązanymi w danym roku podatkowym również ma wpływ na konieczność sporządzenia dokumentacji. Jeśli suma transakcji między podmiotami powiązanymi (zarówno krajowych, jak i zagranicznych) przekroczy określony próg, przedsiębiorca musi przygotować pełną dokumentację. Dotyczy to wszystkich transakcji między podmiotami powiązanymi, które łącznie przekraczają wyznaczoną wartość.

Zasady wyliczania wartości transakcji

Wartość transakcji kontrolowanej ustala się na podstawie łącznej wartości wszystkich transakcjipomiędzy tymi samymi podmiotami powiązanymi w danym roku podatkowym. Oznacza to, że jeśli firma wykonuje różne transakcje z jednym podmiotem powiązanym (np. sprzedaż towarów, świadczenie usług i udzielanie licencji), łączna wartość tych transakcji decyduje o konieczności przygotowania dokumentacji.

⚠️ Ważne: Transakcje, które odbywają się w różnych walutach, należy przeliczyć na złote polskie według średniego kursu NBP z dnia dokonania transakcji.

Tabela przykładowa: Próg dokumentacyjny w zależności od rodzaju transakcji:

Obowiązek dokumentacyjny przy transakcjach powyżej określonego progu

Wartość transakcji powinna być traktowana jako punkt wyjścia do określenia, czy firma ma obowiązek przygotowania dokumentacji cen transferowych. Kiedy wartość transakcji przekroczy wyznaczone progi, przedsiębiorca nie ma już wyboru – musi przygotować odpowiednią dokumentację, zgodnie z wymogami prawa.

Przykład: Jeśli firma A zawiera umowy sprzedaży z podmiotem powiązanym B o łącznej wartości 2,5 mln PLN, to mimo że pojedyncza transakcja może nie przekroczyła progu, to suma transakcji w skali roku zmusza firmę do sporządzenia dokumentacji.

Warto także pamiętać, że choć progi wartościowe są jednym z głównych wyznaczników, to inne czynniki, takie jak charakter transakcji, mogą wpływać na wysokość wymaganej dokumentacji. Na przykład, transakcje z krajami stosującymi preferencyjne opodatkowanie (np. rajami podatkowymi) mogą wiązać się z dodatkowymi obowiązkami, nawet jeśli wartość transakcji jest poniżej standardowego progu.

Obowiązek w przypadku grup kapitałowych i powiązań międzynarodowych

Jak grupy kapitałowe wpływają na obowiązek dokumentacyjny?

Grupy kapitałowe, które są zbiorowiskiem przedsiębiorstw powiązanych przez kontrolę lub znaczący wpływ, mają szczególne znaczenie w kontekście dokumentacji cen transferowych. W przypadku takich struktur, obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych dotyczy całej grupy kapitałowej, a nie tylko pojedynczych podmiotów. Często transakcje realizowane między firmami należącymi do tej samej grupy mają szczególne znaczenie, gdyż mogą wykorzystywać mechanizmy optymalizacji podatkowej.

Kryteria powiązań w grupach

W przypadku grup kapitałowych, za powiązanieuznaje się sytuację, w której jedno przedsiębiorstwo ma zdolność do bezpośredniego lub pośredniego wpływania na decyzje gospodarcze innego przedsiębiorstwa w obrębie grupy. Taki wpływ może wynikać z posiadania:

• Większościowego pakietu akcji, pozwalającego na kontrolowanie decyzji finansowych i operacyjnych,

• Prawa głosuw organach spółek,

• Innych form powiązań, np. umów o współpracy.

Warto podkreślić, że powiązaniamogą być zarówno międzynarodowe, jak i krajowe, jednak obowiązki dokumentacyjne są szczególnie wyraźne, gdy transakcje odbywają się pomiędzy podmiotami z różnych krajów.

Wymogi dokumentacyjne dla grup międzynarodowych

Dla grup kapitałowych o międzynarodowym zasięgu, dokumentacja cen transferowych musi uwzględniać zarówno przepisy krajowe, jak i międzynarodowe. Zgodnie z przepisami OECD, w takich przypadkach wymagane jest sporządzenie centralnej dokumentacji, która obejmuje wszystkie podmioty powiązane działające w różnych krajach.

Dodatkowo, przepisy prawa w Polsce nakładają obowiązek na grupy międzynarodowe, które realizują transakcje z podmiotami z krajów, które nie stosują wystarczających standardów podatkowych (tzw. “kraje niskotemperaturowe” lub “raje podatkowe”).

Przykład: Międzynarodowa grupa, składająca się z firmy A w Polsce, firmy B w Niemczech i firmy C w USA, musi przygotować pełną dokumentację cen transferowych uwzględniającą transakcje między tymi podmiotami, nawet jeśli wartość transakcji w poszczególnych firmach nie przekracza krajowych progów wartościowych.

Dokumentacja dla podmiotów powiązanych z krajami niskotemperaturowymi

Kiedy transakcje między podmiotami powiązanymi mają miejsce pomiędzy przedsiębiorstwami z krajów o niskiej stawce opodatkowania (np. rajów podatkowych), przepisy nakładają szczególne wymogi dokumentacyjne. Celem takich regulacji jest zapobieganie wykorzystywaniu tych krajów do nieuzasadnionego obniżania podstawy opodatkowania w Polsce.

Specyfika transakcji z rajami podatkowymi

Transakcje między podmiotami powiązanymi, które odbywają się z krajami niskotemperaturowymi, wymagają specjalnego traktowania, gdyż mogą zostać uznane za potencjalnie sztucznei służące jedynie do unikania opodatkowania. W związku z tym, przedsiębiorcy muszą udowodnić, że transakcje są przeprowadzane w warunkach rynkowychi nie mają na celu jedynie optymalizacji podatkowej.

Wymogi dokumentacyjnew takim przypadku obejmują:

• Dokładne opisanie transakcji,

• Przedstawienie uzasadnienia rynkowego dla ustalonych cen transferowych,

• Wykazanie, że transakcja jest prowadzona w sposób zgodny z realiami rynkowymi i nie jest zawierana tylko w celu uniknięcia opodatkowania.

Tabela przykładowa: Wymogi dokumentacyjne dla transakcji międzynarodowych:

⚠️ Procedury dokumentacyjne dla takich transakcji

Dokumentacja cen transferowych dla transakcji z podmiotami w rajach podatkowych musi obejmować bardziej szczegółową analizę i uzasadnienie transakcji, ponieważ organy skarbowe mogą podejrzewać takie transakcje o charakter sztuczny. W związku z tym przedsiębiorcy muszą być gotowi do przedstawienia nie tylko szczegółów dotyczących ceny, ale także:

• Analizę porównawczą, wskazującą, że ceny stosowane w transakcjach z krajami niskotemperaturowymi odpowiadają rynkowym standardom,

• Dowody na faktyczny charakter transakcji, np. potwierdzenie, że transakcje prowadzone są w ramach rzeczywistej działalności gospodarczej, a nie tylko po to, by unikać opodatkowania.

Przedsiębiorcy działający w takich obszarach powinni regularnie konsultować się z doradcami podatkowymi, aby uniknąć ryzyka nałożenia kar za brak pełnej i rzetelnej dokumentacji.

Sankcje za brak dokumentacji

⚠️ Kiedy grozi kara za brak dokumentacji cen transferowych?

Brak dokumentacji cen transferowych może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno finansowych, jak i prawnych. Zgodnie z przepisami prawa, obowiązek sporządzania i przedstawiania takiej dokumentacji spoczywa na podatnikach, którzy realizują transakcje z podmiotami powiązanymi, zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi. Jeśli przedsiębiorca nie przygotuje wymaganych dokumentów, może zostać ukarany na różnych poziomach, w zależności od charakteru i skali uchybienia.

Możliwe konsekwencje karne i podatkowe

W przypadku braku dokumentacji, organy skarbowe mogą zastosować następujące kary:

• Kara finansowa– Najczęściej stosowaną sankcją jest kara pieniężna, której wysokość zależy od wartości transakcji, a także od tego, czy przedsiębiorca wykazał dobrą wolę w celu naprawienia uchybienia.

• Dodatkowe opodatkowanie– Jeżeli przedsiębiorca nie dostarczy wymaganych dokumentów, organy skarbowe mogą zakwestionować wysokość przychodów i kosztów uznanych w transakcjach z podmiotami powiązanymi. W takim przypadku może dojść do nałożenia dodatkowego podatku od dochodów uzyskanych z takich transakcji, a także odsetek za zwłokę.

Warto zwrócić uwagę, że kara za brak dokumentacji może wynosić nawet 1,5 miliona złotych, w przypadku transakcji przekraczających określony próg wartości. Dla mniejszych transakcji wysokość kary może być niższa, ale nadal znaczna.

Dopuszczalne kwoty kar

Kwoty kar są uzależnione od wartości transakcji, a także od tego, czy przedsiębiorca współpracuje z organami podatkowymi w celu wyjaśnienia sytuacji.

Przykładowo:

• Brak dokumentacji dla transakcji o wartości do 10 milionów złotych– kara może wynosić do 10% wartości transakcji.

• Brak dokumentacji dla transakcji o wyższej wartości– kary mogą wynosić nawet 20% wartości transakcji.

Warto zauważyć, że w przypadku transakcji z krajami o preferencyjnym systemie podatkowym, kara może być jeszcze wyższa, ze względu na podejrzenia o próbę unikania opodatkowania.

Jakie są obowiązki podatnika w przypadku kontroli?

Kontrola dokumentacji cen transferowych jest jednym z narzędzi, którym posługują się organy skarbowe w celu zapewnienia prawidłowości obiegu finansowego. Podatnik, który nie dostarczy wymaganej dokumentacji w trakcie kontroli, może spotkać się z poważnymi konsekwencjami.

Procedury kontrolne organów skarbowych

W przypadku kontroli podatkowej dotyczącej cen transferowych, organy skarbowe mają prawo żądać szczegółowej dokumentacji dotyczącej transakcji między podmiotami powiązanymi. Procedura kontrolna zazwyczaj przebiega w kilku etapach:

1. Wezwanie do przedstawienia dokumentacji– Organ skarbowy wysyła do przedsiębiorcy wezwanie do przedstawienia dokumentów w terminie 7 dni roboczych.

2. Analiza dokumentacji– Jeśli dokumentacja nie zostanie dostarczona w terminie, kontrolujący mogą zacząć analizować ceny transferowe na podstawie dostępnych informacji, co może skutkować nałożeniem korekty podatkowej.

3. Ewentualne zmiany w deklaracjach podatkowych– Na podstawie przeprowadzonej analizy organy skarbowe mogą dokonać korekty deklaracji podatkowych przedsiębiorcy, co wiąże się z dodatkowymi obciążeniami podatkowymi.

Działania w przypadku wykrycia braków w dokumentacji

Jeśli organy skarbowe stwierdzą, że przedsiębiorca nie spełnia wymogów dokumentacyjnych lub przedstawił niekompletną dokumentację, mogą podjąć następujące działania:

• Nałożenie kary finansowej– Kara za brak pełnej dokumentacji cen transferowych może sięgnąć wysokich kwot. Oprócz samej kary za niedostarczenie dokumentów, organy skarbowe mogą również nałożyć dodatkowy podatek oraz odsetki za opóźnienia.

• Zwiększenie obciążeń podatkowych– W przypadku braku dokumentacji lub jej nieprawidłowości, organy skarbowe mogą ustalić wysokość dochodu z transakcji na poziomie wyższym niż deklarowany przez przedsiębiorcę, co może prowadzić do znacznych obciążeń podatkowych.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie dostarczy dokumentacji, ale podejmie współpracę z organami skarbowymi w celu wyjaśnienia sprawy, istnieje możliwość obniżenia wysokości kary lub odsetek. Warto także pamiętać, że współpraca z organami skarbowymi może przyczynić się do łagodniejszego traktowania przedsiębiorcy w przypadku wykrycia uchybień.

✅ Podsumowanie konsekwencji za brak dokumentacji

Brak dokumentacji cen transferowych to poważne ryzyko finansowe i prawne. Kary finansowe, dodatkowe opodatkowanie, a także problemy związane z kontrolami podatkowymi, mogą wpłynąć na sytuację finansową firmy. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorcy dokładnie przestrzegali przepisów dotyczących dokumentacji cen transferowych i regularnie ją aktualizowali. W razie wątpliwości warto skorzystać z pomocy doradców podatkowych, aby uniknąć potencjalnych kar.

Obowiązki dokumentacyjne dla małych przedsiębiorców

Mikroprzedsiębiorcy a dokumentacja cen transferowych

Mikroprzedsiębiorcy, którzy osiągają niskie obroty, mogą liczyć na pewne zwolnienia z obowiązków dokumentacyjnych. Zgodnie z polskimi przepisami, nie wszyscy mali przedsiębiorcy muszą sporządzać dokumentację cen transferowych. Jednak, aby zrozumieć, jakie przepisy ich dotyczą, warto przyjrzeć się kilku kluczowym kwestiom.

Zwolnienia dla przedsiębiorców o niskich obrotach

Zgodnie z ustawą o cenach transferowych, mikroprzedsiębiorcy, czyli firmy, które spełniają warunki definicji małego przedsiębiorcy, nie mają obowiązku przygotowywania pełnej dokumentacji, jeśli ich roczne obroty nie przekraczają określonego progu. Obroty na poziomie poniżej 2 milionów euro(około 9 milionów złotych) w przypadku transakcji z podmiotami powiązanymi zwalniają z obowiązku składania pełnej dokumentacji.

Mimo to, przedsiębiorcy ci muszą spełniać podstawowe obowiązki informacyjne, np. przedstawienie organom skarbowym uproszczonych formularzy lub informacji, które zawierają dane dotyczące transakcji kontrolowanych.

Obowiązki mikroprzedsiębiorców przy transakcjach kontrolowanych

Pomimo tego, że mikroprzedsiębiorcy są zwolnieni z pełnych wymagań dokumentacyjnych, w przypadku realizacji transakcji z podmiotami powiązanymi powyżej wspomnianego progu, są zobowiązani do sporządzenia minimalnej dokumentacji transferowej. Oznacza to, że firma nie musi opracowywać szczegółowych raportów, ale musi zachować podstawowe dane dotyczące:

• stron transakcji,

• wartości przeprowadzonych transakcji,

• zasad ustalania cen.

Te uproszczone wymagania dokumentacyjne nie zwalniają przedsiębiorców od obowiązku udokumentowania transakcji, nawet jeśli są to transakcje niskiej wartości.

Czy istnieją progi dla małych firm?

Dla małych przedsiębiorstw istnieją również określone wyjątki i limity, które pozwalają im uniknąć pełnej dokumentacji. Warto zatem wiedzieć, w jakich sytuacjach przedsiębiorca o ograniczonych obrotach musi przygotować dokumentację cen transferowych.

Wyjątki i limity dla przedsiębiorstw o ograniczonym obrocie

Dla firm o mniejszych przychodach przepisy przewidują stosowanie szczególnych limitów, powyżej których obowiązuje pełna dokumentacja. Mikroprzedsiębiorcy, którzy przekraczają określony próg transakcji (np. 100 000 zł rocznie dla transakcji z podmiotami powiązanymi), mogą zostać zobowiązani do dostarczenia pełnej dokumentacji cen transferowych. W przypadku wyższych obrotów, nie ma już zwolnienia, a obowiązek ten dotyczy każdej firmy, nawet tej o małych dochodach.

Kiedy mikroprzedsiębiorca musi sporządzić dokumentację?

Jeśli mikroprzedsiębiorca realizuje transakcje z podmiotami powiązanymi o wartości przekraczającej określony limit, może zostać zobowiązany do przygotowania pełnej dokumentacji. Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność na terenie kraju, który jest uznawany za raj podatkowy, obowiązują go bardziej restrykcyjne przepisy.

Przykład: Jeśli mikroprzedsiębiorca przeprowadza transakcje z zagranicznymi podmiotami powiązanymi o wartości przekraczającej 2 miliony złotych, jest zobowiązany do przygotowania dokumentacji cen transferowych. Choć w tym przypadku nadal może korzystać z uproszczonych wymagań, musi przechowywać niezbędne dane i dokumenty.

✅ Podsumowanie

Chociaż małe firmy mogą korzystać z pewnych zwolnień, to warto pamiętać, że obowiązki dokumentacyjne są wciąż uzależnione od wysokości transakcji oraz powiązań z innymi podmiotami. Mikroprzedsiębiorcy, którzy nie przekraczają określonych progów, mogą być zwolnieni z pełnych wymagań dokumentacyjnych, ale muszą zachować świadomość konieczności udokumentowania transakcji powiązanych. Zatem każda firma, nawet o małych obrotach, powinna monitorować swoje transakcje z podmiotami powiązanymi i w razie potrzeby konsultować się z doradcą podatkowym, aby uniknąć problemów z organami skarbowymi.

Zmiany w przepisach w 2025 roku

⚠️ Nowelizacje przepisów dotyczących dokumentacji

W 2025 roku planowane są istotne zmiany w przepisach dotyczących dokumentacji cen transferowych, które mogą znacząco wpłynąć na przedsiębiorców prowadzących transakcje z podmiotami powiązanymi. Główne zmiany dotyczą nowych progów dokumentacyjnych oraz dodatkowych obowiązków nałożonych na podmioty międzynarodowe.

Nowe progi i zmieniające się wymogi

Od 2025 roku, wprowadzony zostanie nowy próg dokumentacyjnydla firm, które zawierają transakcje z podmiotami powiązanymi. W przypadku przedsiębiorstw, których roczne przychody przekraczają określoną kwotę (szacuje się, że może to być nawet 10 milionów złotych), obowiązkowe stanie się sporządzanie pełnej dokumentacji transferowej. To oznacza, że wielu przedsiębiorców, którzy dotychczas nie musieli przygotowywać szczegółowych raportów, zostanie zobowiązanych do ich tworzenia.

Zmiany te dotyczą także progu dla transakcji z udziałowcami zagranicznymi. Dla firm prowadzących działalność międzynarodową, nowe przepisy nakładają obowiązek dostosowania dokumentacji do wymogów krajów, w których przedsiębiorstwo prowadzi działalność. Co więcej, w przypadku transakcji z podmiotami w krajach uznawanych za raje podatkowe, przedsiębiorcy będą zobowiązani do szczegółowego wykazywania podstaw ustalania cen.

Dodatkowe obowiązki dla podmiotów międzynarodowych

Firmy, które prowadzą działalność transgraniczną, będą miały dodatkowe obowiązki w zakresie sporządzania dokumentacji. Nowe przepisy przewidują szczególną kontrolę nad przepływem informacji między krajami, szczególnie jeśli chodzi o transakcje z podmiotami powiązanymi w państwach uznawanych za raje podatkowe lub z wysokim ryzykiem unikania opodatkowania.

Dodatkowo, przedsiębiorcy będą zobowiązani do ujawniania informacji o strukturach grupyi przepływach finansowychpomiędzy spółkami powiązanymi, co ma na celu eliminację nieuczciwych praktyk podatkowych. Z tego powodu, firmy działające międzynarodowo muszą dostosować swoje procedury księgowe i przygotować się na intensyfikację kontroli skarbowych.

Jakie zmiany mogą wpłynąć na przedsiębiorców?

Zmiany przepisów w 2025 roku będą miały duży wpływ na sposób, w jaki przedsiębiorcy będą przygotowywać dokumentację cen transferowych. Nowe regulacje nie tylko zwiększą zakres informacji, które muszą zostać ujawnione, ale również zmienią sposób składania dokumentów do organów podatkowych.

Nowe wymagania w zakresie formy i terminu składania dokumentacji

Zgodnie z nowelizacją, przedsiębiorcy będą musieli składać dokumentację w nowej formie – elektronicznej. Zmiana ta ma na celu uproszczenie procesu składania dokumentów, ale także zwiększenie kontroli nad jakością i terminowością składanych raportów. Nowe przepisy przewidują również, że dokumentacja musi być składana w określonym terminiepo zakończeniu roku obrotowego, co oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli przygotować się na bardziej precyzyjne i terminowe raportowanie.

Progi dla nowych typów transakcji

W 2025 roku zostaną również wprowadzone nowe progi dla różnych typów transakcji. Przedsiębiorcy prowadzący działalność z podmiotami powiązanymi, które realizują transakcje o określonej wartości, będą zobowiązani do dostosowania swojej dokumentacji do nowych wymagań. Wartości te mogą różnić się w zależności od rodzaju transakcji, co może sprawić, że przedsiębiorcy będą musieli bardziej szczegółowo analizować każdą transakcję pod kątem obowiązków dokumentacyjnych.

Dodatkowo, dla transakcji, które nie przekraczają określonych progów wartościowych, nowe przepisy mogą wprowadzać uproszczenia w zakresie dokumentowania takich transakcji, ale tylko w przypadku, gdy spełnione zostaną określone warunki dotyczące przejrzystości i zasadności cen transferowych.

✅ Podsumowanie

Zgodnie z nadchodzącymi zmianami w 2025 roku, przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje procedury dokumentacyjne do nowych regulacji, szczególnie w zakresie przekroczenia progów wartości transakcji oraz wprowadzenia elektronicznej formy składania dokumentów. Zmiany te są częścią szerszego trendu ukierunkowanego na walkę z unikaniem opodatkowania i zwiększenie przejrzystości w międzynarodowych przepływach finansowych. Firmy powinny być gotowe na te zmiany, aby uniknąć potencjalnych sankcji za niewłaściwe wypełnianie obowiązków dokumentacyjnych.