Kolumny 10 11 i 13 KPIR – jakie wydatki księgować w tych kolumnach?

Wydatki w KPiR muszą być dokładnie ewidencjonowane, a ich właściwe przypisanie do odpowiednich kolumn jest kluczowe dla zachowania zgodności z przepisami. Kolumna 10dotyczy towarów handlowych i materiałów podstawowych, które stanowią bezpośredni koszt związany z działalnością przedsiębiorstwa. Ważne jest, aby każdą transakcję związane z zakupem towarów klasyfikować w tej kolumnie, niezależnie od tego, czy są one później sprzedane, czy pozostają w firmie.

W kolumnie 11księgowane są koszty uboczne związane z zakupem towarów, takie jak transport, ubezpieczenie czy magazynowanie. Prawidłowe przypisanie tych wydatków ma znaczenie dla dokładności wyliczeń podatkowych i bilansu firmy. Trzeba pamiętać, aby w tej kolumnie uwzględnić tylko te koszty, które mają bezpośredni związek z zakupem towaru, a nie inne wydatki operacyjne.

Natomiast kolumna 13to miejsce dla pozostałych wydatków, które nie pasują do żadnej z wcześniej wymienionych kategorii, ale są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Mogą to być np. wydatki na reklamę, szkolenia, opłaty za subskrypcje czy usługi doradcze. Ważne jest, aby dokładnie zrozumieć, które wydatki kwalifikują się do tej kategorii, by uniknąć błędów w ewidencji.

Prawidłowe dokumentowanie wydatkówto podstawa poprawnej ewidencji w KPiR. Każdy wydatek powinien być poparty odpowiednim dowodem, takim jak faktura, paragon czy umowa. Warto także pamiętać o przechowywaniu dokumentów przez wymagany okres i w bezpieczny sposób – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Dzięki właściwemu klasyfikowaniu wydatków i dokumentowaniu transakcji przedsiębiorcy mogą uniknąć problemów z organami skarbowymi oraz zoptymalizować procesy księgowe w firmie.

Kolumny 10, 11 i 13 w KPiRto kluczowe obszary, w których przedsiębiorcy ujmują wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Księgowanie w tych kolumnach może sprawiać trudności, zwłaszcza gdy trzeba precyzyjnie rozróżnić, jakie wydatki kwalifikują się do której z nich. W artykule wyjaśnimy, jakie kosztypowinny być ewidencjonowane w tych częściach księgi przychodów i rozchodów, aby uniknąć błędów i zapewnić prawidłowe rozliczenia.

W kolumnie 10rejestrujemy wydatki na towary handlowei materiały podstawowe– wszystko, co przedsiębiorca nabywa w celu dalszej sprzedaży lub wykorzystania w procesie produkcji. Kolumna 11 dotyczy natomiast kosztów ubocznych zakupu, czyli wszelkich wydatków związanych z transportem, ubezpieczeniem towaru czy opłatami manipulacyjnymi.

Natomiast kolumna 13to miejsce, gdzie trafiają pozostałe wydatki– te, które nie pasują do innych kolumn, ale są niezbędne do prowadzenia działalności. Mogą to być koszty administracyjne, napraw czy drobne zakupy, które wspierają codzienne funkcjonowanie firmy.

W kolejnych częściach artykułu szczegółowo omówimy, jakie dokładnie wydatki należy księgować w tych trzech kolumnach, aby spełnić wymogi przepisów podatkowych. Zrozumienie tych zasad jest kluczowe, by uniknąć problemów z urzędami skarbowymi i zapewnić sobie pełną zgodność z przepisami. ✅

Kolumna 10 KPiR – Towary handlowe i materiały podstawowe

Czym są towary handlowe w kontekście KPiR?

W kolumnie 10 KPiRprzedsiębiorcy rejestrują wydatki na towary handlowei materiały podstawowe. Towary handlowe to wszystkie przedmioty, które firma kupuje w celu dalszej odsprzedaży, bez jakiejkolwiek ich przeróbki. Przykładem może być zakup odzieży w hurtowni przez sklep odzieżowy, czy nabycie elektroniki przez sklep zajmujący się sprzedażą sprzętu RTV/AGD.

Z punktu widzenia przepisów podatkowych, towary handlowe muszą spełniać kilka warunków, aby mogły zostać zakwalifikowane do tej kategorii. Przede wszystkim muszą to być produkty gotowedo sprzedaży, które nie wymagają dalszego przetwarzania ani montażu. Dlatego też, jeśli firma nabywa np. podzespoły do produkcji lub surowce, nie są one uznawane za towary handlowe i trafiają do materiałów podstawowych(kolumna 10).

Wydatki na materiały podstawowe

Podobnie jak towary handlowe, materiały podstawoweto wydatki związane z zakupem surowców i półproduktów, które firma wykorzystuje w procesie produkcji lub świadczeniu usług. Dla przykładu, w przypadku producenta mebli będą to deski, okleiny, gwoździei inne komponenty, które służą do wytwarzania gotowych wyrobów.

Ważne jest, by materiały były nieprzetworzone– jeśli przedsiębiorca kupuje już gotowy produkt, który jest następnie odsprzedawany bez jakiejkolwiek zmiany, to nie jest to materiał podstawowy, a towar handlowy.

Jak ewidencjonować materiały w KPiR? ⚙️

Koszty związane z materiałami podstawowymi powinny być dokładnie zapisane w kolumnie 10. Należy tu uwzględnić m.in.:

• Koszty zakupu surowców i półproduktów,

• Transport materiałów,

• Koszty magazynowania.

Warto pamiętać, że przedsiębiorca może również uwzględnić wydatki na opakowania, jeśli są one niezbędne do przechowywania materiałów lub gotowych produktów.

Przykłady wydatków w kolumnie 10

Dla lepszego zobrazowania, oto kilka przykładów, które trafią do kolumny 10:

• Hurtowa sprzedaż komputerów– zakup komputerów i akcesoriów do dalszej odsprzedaży.

• Produkcja odzieży– zakup tkanin, nici, guzików, które następnie będą przerobione na gotowe produkty.

• Sklep spożywczy– zakupy owoców, warzyw, alkoholi, które firma sprzedaje bezpośrednio klientom.

Wszystkie te wydatki są związane z towarami handlowymilub materiałami podstawowymi, które trafiają do tej kolumny KPiR.

Pamiętaj, że każdorazowo, jeśli zakupiony towar jest później przetwarzany lub służy do produkcji, to wówczas jest to materiał podstawowy, a nie towar handlowy. Warto to rozróżnić, aby uniknąć pomyłek podczas prowadzenia księgowości.

Kiedy firma ma do czynienia z towarami handlowymi, te powinny być wycenione na dzień zakupu lub w momencie, gdy zostaną wprowadzone do sprzedaży. Na bieżąco warto śledzić stan magazynowy, aby prawidłowo ewidencjonować każdy zakup i sprzedaż, a także obliczyć odpowiednią wartość zapasów.

Podsumowanie

Rejestracja wydatków związanych z towarami handlowymi i materiałami podstawowymi w kolumnie 10 KPiRjest kluczowa, aby prawidłowo rozliczyć koszty działalności gospodarczej. Dzięki temu przedsiębiorca może precyzyjnie śledzić wydatki na surowce, które niezbędne są do produkcji, lub na towary, które później zostaną odsprzedane.

Dokładność w tym zakresie pozwoli na uniknięcie błędów podatkowych, a także umożliwi skuteczne obliczanie dochoduoraz kosztów uzyskania przychodów.

Kolumna 11 KPiR – Koszty uboczne zakupu

Jakie koszty można uznać za uboczne?

Koszty uboczne zakupu to dodatkowe wydatki, które przedsiębiorca ponosi w związku z nabyciem towarów lub materiałów. Zwykle są one niezbędne do doprowadzenia transakcji do skutku, ale nie stanowią bezpośredniego kosztu zakupu samego towaru. Zgodnie z przepisami podatkowymi, przedsiębiorcy mają możliwość ewidencjonowania takich wydatków w kolumnie 11 KPiR.

Do kosztów ubocznych zaliczają się przede wszystkim:

• Koszty transportu– jeśli firma ponosi wydatki związane z dowozem towarów do miejsca przeznaczenia, np. koszty transportu surowców lub towarów od dostawcy do magazynu, te wydatki również muszą zostać uwzględnione w ewidencji.

• Koszty załadunku i wyładunku– podobnie jak transport, wszelkie koszty związane z załadunkiem i rozładunkiem towaru są traktowane jako koszty uboczne. Może to obejmować wynagrodzenia pracowników wykonujących te czynności lub koszty usług firm trzecich.

• Opłaty związane z ubezpieczeniem towaru w drodze– kiedy towar jest transportowany, może być wymagane dodatkowe ubezpieczenie na czas transportu. Tego typu koszty również należy uwzględnić jako koszty uboczne.

• Opłaty celne i inne opłaty związane z importem– w przypadku importu towarów, przedsiębiorca może ponieść koszty celne lub inne opłaty związane z procedurą odprawy celnej. Te wydatki także kwalifikują się do ujęcia w tej kolumnie.

Warto pamiętać, że aby koszty te mogły zostać ujęte w kolumnie 11, muszą być bezpośrednio związane z zakupem towaru lub materiału i nie mogą dotyczyć kosztów, które nie mają związku z samym procesem zakupu.

Kiedy koszty uboczne należy ująć w kolumnie 11? ⚡

Aby prawidłowo zaklasyfikować wydatki do kolumny 11 KPiR, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii. Koszty uboczne mogą być zapisane w tej kolumnie tylko wtedy, gdy są bezpośrednio związane z zakupemtowaru lub materiału, a same w sobie nie stanowią wartości towaru lub surowca.

Podstawowe zasady klasyfikowania kosztów ubocznych

Koszty uboczne powinny być związane z transportem, przygotowaniem towarów do sprzedaży(np. załadunkiem, wyładunkiem), ubezpieczeniemczy opłatami związanymi z odprawą celną. Kluczowe jest to, że wydatki te nie są związane z wartością samego towaru, ale z procesem jego zakupu i transportu. Wartość tych kosztów należy wpisać w kolumnie 11, osobno od wartości towaru w kolumnie 10, aby uniknąć pomyłek przy obliczaniu dochodu.

Przykłady wydatków do zakwalifikowania ✅

Przykład 1: Firma A, zajmująca się handlem elektroniką, importuje zestawy komputerowe. Koszty transportu, załadunku, a także opłaty celne związane z odprawą towarów będą stanowiły koszty uboczne zakupu i powinny zostać zapisane w kolumnie 11.

Przykład 2: Przedsiębiorca prowadzący sklep spożywczy kupuje maszynę do transportu i przechowywania zamrożonego towaru. Koszty transportu tej maszyny z miejsca zakupu do sklepu, w tym ubezpieczenie na czas transportu, należy zakwalifikować jako koszty uboczne.

Jakie korzyści daje prawidłowe ujęcie kosztów ubocznych w KPiR?

Dokładne ewidencjonowanie kosztów ubocznych w kolumnie 11 KPiRpozwala na:

• Obniżenie podstawy opodatkowania– prawidłowe zakwalifikowanie kosztów ubocznych jako wydatków związanych z zakupem towarów lub materiałów zmniejsza dochód do opodatkowania.

• Przejrzystość księgowości– umożliwia dokładne śledzenie kosztów związanych z działalnością firmy, co ułatwia raportowanie podatkowe i kontrolowanie wydatków.

• Zgodność z przepisami– unikanie błędów w ewidencji zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi, co zmniejsza ryzyko kar skarbowych.

Podsumowanie

Prawidłowe ujmowanie kosztów ubocznych zakupu w kolumnie 11 KPiRjest istotne z perspektywy zarówno księgowości, jak i rozliczeń podatkowych. Wydatki związane z transportem, załadunkiem, wyładunkiem czy ubezpieczeniem towaru to klasyczne przykłady, które mogą zostać zakwalifikowane do tej kolumny. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skutecznie obniżyć podstawę opodatkowania i zwiększyć transparentność swojej działalności gospodarczej. Pamiętaj, że kluczem do sukcesu jest ścisłe przestrzeganie zasad ewidencjonowania kosztów w odpowiednich kolumnach KPiR, co pozwala uniknąć nieporozumień i błędów w dokumentacji.

Kolumna 13 KPiR – Pozostałe wydatki

Kiedy stosujemy kolumnę 13 w KPiR?

Kolumna 13 w KPiR (Księdze Przychodów i Rozchodów) jest przeznaczona dla wydatków, które nie pasują do żadnej z innych kolumn w książce. Oznacza to, że koszty, które nie są związane bezpośrednio z zakupem towarów, materiałów ani nie spełniają definicji kosztów ubocznych (jak w kolumnach 10 czy 11), powinny zostać ujęte właśnie w tej kolumnie. Dzięki temu przedsiębiorca ma możliwość odpowiedniego klasyfikowania wydatków, które stanowią część działalności gospodarczej, ale nie pasują do bardziej szczegółowych kategorii.

Warto zauważyć, że kolumna 13 pełni rolę “resztkową” i ma na celu zebranie wszystkich innych kosztów operacyjnych, które są niezbędne do prowadzenia firmy. Do tej grupy zaliczają się m.in. koszty administracyjne, eksploatacyjne, a także różne wydatki związane z codziennym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, które nie mieszczą się w innych kategoriach.

Przykłady kosztów ewidencjonowanych w tej kolumnie ✅

• Koszty administracyjne: obejmują wydatki związane z prowadzeniem biura czy też wynagrodzenia pracowników administracyjnych. Do tej kategorii zaliczają się również opłaty za usługi księgowe, doradcze lub prawnicze, które są niezbędne do działalności firmy.

• Koszty eksploatacyjne: to wydatki związane z użytkowaniem środków trwałych, takie jak opłaty za energię elektryczną, wodę, gaz czy też internet. Obejmuje to także koszty związane z utrzymaniem powierzchni biurowych i magazynowych.

• Opłaty za usługi zewnętrzne: np. usługi transportowe, sprzątające, marketingowe lub IT, które są niezbędne do codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale nie stanowią bezpośrednich kosztów produkcji ani zakupu towarów.

Rodzaje wydatków w kolumnie 13

Koszty, które powinny znaleźć się w kolumnie 13, są bardzo różnorodne. Poniżej przedstawiamy główne kategorie, które powinny zostać uwzględnione w tej kolumnie KPiR:

Koszty administracyjne i biurowe

Do tej kategorii zaliczają się wszelkie wydatki związane z administracyjnym aspektem działalności gospodarczej. Należy tu uwzględnić:

• Wynagrodzenia pracowników administracyjnych

• Koszty związane z zakupem materiałów biurowych (np. papier, długopisy, tusze do drukarek)

• Koszty wynajmu biura

• Opłaty za usługi pocztowe

Koszty napraw, konserwacji i drobnych zakupów ️

W tej kategorii mogą znaleźć się wydatki na naprawy i konserwacje majątku firmy, np.:

• Naprawy sprzętu komputerowego, drukarek, urządzeń biurowych

• Koszty drobnych remontów w biurze lub magazynie

• Zakupy drobnych narzędzi czy materiałów eksploatacyjnych, które nie są przeznaczone do dalszej sprzedaży, lecz do użytku wewnętrznego

Wszystkie te wydatki są istotne z punktu widzenia utrzymania działalności, ale nie są związane bezpośrednio z procesem produkcji czy sprzedaży, co kwalifikuje je do ewidencji w kolumnie 13.

Koszty ubezpieczeń i składek społecznych

Nie można zapomnieć o kosztach związanych z ubezpieczeniami, które również należy ująć w tej kolumnie. Są to np.:

• Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

• Ubezpieczenia majątkowe firmy, w tym ubezpieczenie mienia, pojazdów firmowych

• Koszty związane z polisami na życie pracowników lub odpowiedzialności cywilnej

Podsumowanie

Kolumna 13 w KPiR to “kolumna rezerwowa” dla wszystkich wydatków, które nie pasują do innych kategorii. Przedsiębiorcy powinni zadbać o to, aby ewidencjonować w niej koszty, które są istotne z punktu widzenia funkcjonowania firmy, ale nie stanowią bezpośrednich kosztów zakupu towarów, materiałów czy innych bardziej specyficznych wydatków. Dzięki odpowiedniemu zapisowi kosztów administracyjnych, eksploatacyjnych czy konserwacyjnych, przedsiębiorcy mogą poprawnie prowadzić swoją księgowość i minimalizować ryzyko błędów w ewidencji.

Praktyczne porady przy księgowaniu wydatków w KPiR

Jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy? ⚠️

Księgowanie wydatków w KPiR, choć wydaje się prostym zadaniem, wiąże się z wieloma pułapkami, które mogą skutkować poważnymi konsekwencjami. Jednym z najczęstszych błędów, które popełniają przedsiębiorcy, jest niewłaściwe klasyfikowanie wydatków. Wiele firm nie zwraca uwagi na to, do której kolumny powinien trafić dany wydatek. Dla przykładu, koszt zakupu materiałów biurowych może trafić do kolumny 13, podczas gdy w rzeczywistości powinien zostać zakwalifikowany do kolumny 10 (koszty związane z zakupem towarów handlowych).

Innym poważnym błędem jest brak odpowiedniej dokumentacjipotwierdzającej poniesiony wydatek. Chociaż przedsiębiorcy często są przekonani, że wystarczający jest sam zapis w książce przychodów i rozchodów, to brak faktur, paragonów czy umów może prowadzić do problemów w razie kontroli skarbowej. Należy pamiętać, że każdemu wydatkowi w KPiR musi towarzyszyć odpowiedni dowód księgowy.

Przykłady błędów w księgowaniu wydatków:

• Nieklasyfikowanie kosztów administracyjnych do kolumny 13, np. wydatków na usługi doradcze lub opłaty za wynajem biura.

• Brak dowodów księgowychw przypadku zakupu drobnych materiałów biurowych – brak faktury lub paragonu może skutkować koniecznością wykazania wydatku z własnej kieszeni.

• Pomijanie kosztów ubocznychprzy zakupach towarów w kolumnie 10, które powinny być ewidencjonowane oddzielnie.

Rola poprawności ewidencji w KPiR

Rzetelne prowadzenie ewidencji w KPiR to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale również podstawowy element zarządzania finansami firmy. Poprawność księgowania wydatków ma wpływ na rozliczenia z fiskusem, możliwość odliczeń VAT czy też wysokość dochodów do opodatkowania. Błędy w klasyfikowaniu wydatków mogą prowadzić do błędnych obliczeń, co z kolei może wpłynąć na zbyt wysokie lub zbyt niskie zobowiązania podatkowe.

Regularne weryfikowanie ewidencjii dbanie o jej dokładność to sposób na uniknięcie późniejszych problemów. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, by każde zakwalifikowane w KPiR wydatki miały odpowiednią dokumentację, a same operacje były zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Przykładem może być zakup sprzętu komputerowego, który może zostać zakwalifikowany do kolumny 13 (pozostałe wydatki), jeśli nie spełnia wymogów dotyczących środków trwałych.

Skutki błędów w ewidencjonowaniu:

• Zarządzanie przepływem finansowym– błędne księgowanie może prowadzić do problemów z płynnością finansową.

• Kontrole skarbowe– nieprawidłowości w KPiR mogą skutkować kontrolami ze strony urzędów skarbowych, a w skrajnych przypadkach nawet karami.

• Błędy w deklaracjach VAT– niepoprawne przypisanie kosztów może wpłynąć na błędne obliczenie kwoty do odliczenia VAT.

Jak uniknąć błędów przy księgowaniu w KPiR?

Aby zminimalizować ryzyko popełnienia błędów przy księgowaniu wydatków, warto wprowadzić kilka prostych zasad, które ułatwią proces ewidencji:

1. Stosowanie jednoznacznych kryteriów klasyfikacji– przed zakwalifikowaniem wydatku do odpowiedniej kolumny KPiR warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub szczegółowo zapoznać się z instrukcją do KPiR.

2. Dokumentowanie każdego wydatku– każdy koszt musi być poparty odpowiednim dowodem księgowym (np. fakturą, paragonem, umową).

3. Regularne przeglądanie ewidencji– przedsiębiorcy powinni cyklicznie sprawdzać swoje księgi, by upewnić się, że wszystkie zapisy są zgodne z rzeczywistością i przepisami.

Warto pamiętać, że precyzyjność w księgowaniuto fundament efektywnego prowadzenia firmy, który zapewnia bezpieczeństwo finansowe i zgodność z przepisami prawa.

Dokumentowanie wydatków w KPiR

Jakie dokumenty są niezbędne do prawidłowego księgowania?

Prawidłowe dokumentowanie wydatków jest fundamentem ewidencji w KPiR. Każdy wydatek musi być poparty odpowiednimi dowodami księgowymi, które potwierdzą jego zasadność i umożliwią późniejsze zakwalifikowanie go do właściwej kolumny. Wśród podstawowych dokumentów, które przedsiębiorca powinien przechowywać, znajdują się:

• Faktury– są jednym z najważniejszych dokumentów w procesie księgowania. Muszą zawierać wszystkie dane wymagane przez prawo, takie jak: numer, data wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi oraz kwota netto i brutto. Faktura jest niezbędna w przypadku zakupów towarów, usług czy materiałów.

• Paragony– dla niektórych wydatków, takich jak zakupy drobnych towarów, paragon może być wystarczającym dokumentem. Ważne jest, by paragony zawierały wszystkie niezbędne informacje, takie jak: numer, data, kwota, nazwa sprzedawcy i lista zakupionych artykułów.

• Umowy– dokumenty potwierdzające zawarcie transakcji, np. umowy o wynajem, umowy o świadczenie usług czy umowy z kontrahentami. Każda umowa powinna być odpowiednio opisana i dołączona do księgi jako dowód na poniesiony wydatek.

Innym ważnym dokumentem są potwierdzenia zapłaty. W przypadku transakcji gotówkowych, przedsiębiorca powinien posiadać dokumenty takie jak potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe, czy też dokumenty potwierdzające dokonanie płatności w formie gotówkowej. Te informacje są niezbędne, aby udowodnić, że zapłata faktycznie miała miejsce.

Przykłady dokumentów:

• Faktura za usługę naprawy sprzętu komputerowego – powinna trafić do kolumny 13 w KPiR jako koszt uzyskania przychodu.

• Paragon za zakup biurowych materiałów eksploatacyjnych – taki dokument będzie wystarczający w przypadku kosztów poniesionych w związku z działalnością firmy.

• ✍️ Umowa najmu lokalu – dla wydatków związanych z wynajmem biura.

Przechowywanie dokumentów księgowych ️

Przechowywanie dokumentów księgowych to kolejny ważny aspekt związany z prawidłowym prowadzeniem KPiR. Zgodnie z przepisami prawa, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji przez określony czas, w zależności od rodzaju dokumentu.

• Okres przechowywania dokumentów– faktury, paragony, umowy oraz inne dokumenty potwierdzające wydatki muszą być przechowywane przez 5 lat. Liczy się to od końca roku kalendarzowego, w którym złożono zeznanie podatkowe, za którymi to wydatkami są rozliczane. Ważne jest, aby dokumenty te były przechowywane w sposób umożliwiający ich późniejsze odnalezienie.

• Elektroniczne archiwizowanie dokumentów– przedsiębiorcy mogą przechowywać dokumenty księgowe w formie elektronicznej, pod warunkiem, że są one odpowiednio zabezpieczone i dostępne do wglądu w razie potrzeby. Elektronizacja dokumentów jest coraz bardziej popularna, ponieważ pozwala na łatwiejsze zarządzanie i przechowywanie ogromnej ilości danych, a także na szybsze odnalezienie potrzebnych informacji.

Warto również pamiętać, że wszystkie dokumenty powinny być czytelne i kompletne. Niezbędne jest przechowywanie oryginałów, a w przypadku faktur elektronicznych – wydruków potwierdzających ich otrzymanie i zapisanie w systemie księgowym.

Rady praktyczne:

• Bezpieczne przechowywanie– warto zainwestować w odpowiedni system przechowywania dokumentów (np. teczki, segregatory, systemy elektroniczne), aby mieć pewność, że wszystkie faktury i umowy będą łatwo dostępne, gdy zajdzie taka potrzeba.

• Skanowanie dokumentów– dobrym pomysłem jest skanowanie papierowych dokumentów, co pozwala na ich przechowywanie w wersji cyfrowej. Pamiętaj, aby każdy skan był odpowiednio podpisany (np. numer faktury, data, nazwa kontrahenta).

Wnioski

Dokumentowanie wydatków w KPiR to kluczowy element prawidłowego prowadzenia księgowości. Odpowiednie faktury, paragony, umowy i potwierdzenia zapłaty stanowią podstawę do prawidłowego ewidencjonowania kosztów. Prawidłowe przechowywanie tych dokumentów przez wymagany czas, w formie papierowej lub elektronicznej, pozwala na uniknięcie problemów w przypadku kontroli skarbowej oraz zapewnia porządek w finansach firmy.