Księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów – czy możliwe?

Księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów jest możliwe, ale wymaga dokładności i przestrzegania określonych zasad. Kluczowe jest, aby faktura została prawidłowo ujęta w księgach, zgodnie z terminem jej otrzymania lub z fakturą dotyczącą poprzedniego okresu. Kiedy faktura nie została zaksięgowana na czas, konieczne jest dokonanie korekty w deklaracji VAT za odpowiedni okres.

Skutki księgowania faktur z opóźnieniemmogą obejmować konieczność skorygowania deklaracji VAT oraz uwzględnienia kosztów w odpowiednich okresach rozliczeniowych. Warto pamiętać, że zapomniana faktura może wpłynąć na wynik finansowy firmy, zwłaszcza gdy dotyczy większych kwot.

W przypadku faktur zakupu z różnych okresów rozliczeniowych, bardzo ważne jest, aby rozliczyć je odpowiednio. Czasami konieczne jest wydzielenie kosztów na dwa różne okresy, aby zachować zgodność z przepisami. Przykład z przełomu roku pokazuje, że odpowiednie podzielenie kosztów pomiędzy stary i nowy rok jest istotne, by uniknąć błędów w rozliczeniach.

Procedura przy zapomnianych fakturachobejmuje nie tylko wprowadzenie faktury do systemu, ale także korektę w systemie ERP i ponowne rozliczenie VAT. Ważne jest, aby w przypadku zapomnienia faktury ostateczne rozliczenie było zgodne z przepisami, unikając podwójnego ujęcia kosztów. Zachowanie porządku w dokumentacji i systematyczność w księgowości to klucz do skutecznego zarządzania takimi sytuacjami.

Księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresówto temat, który często budzi wątpliwości wśród przedsiębiorców i księgowych. Kiedy zapomniane faktury trafiają na biurko, pojawia się pytanie: czy można je zaksięgować?W rzeczywistości, odpowiedź nie jest jednoznaczna. Wszystko zależy od kilku kluczowych czynników.

Przede wszystkim, warto wiedzieć, że termin księgowania fakturnie jest zawsze związany z datą ich wystawienia. Istnieje możliwość ujęcia faktury z poprzedniego okresu, ale tylko w określonych przypadkach. Często pojawia się też konieczność zastosowania korekt, które mogą wpłynąć na rozliczenie VAT czy podatku dochodowego.

✅ Co warto wiedzieć o księgowaniu faktur z opóźnieniem?W skrócie: jeśli faktura dotyczy minionego okresu, ale spełnia określone warunki, może zostać uwzględniona w bieżącej ewidencji. Kluczowe znaczenie mają m.in. metoda rozliczania VAToraz terminowe dokonanie korekty pliku JPK_V7.

W dalszej części artykułu przyjrzymy się szczegółowo procedurom księgowania zapomnianych faktur, omówimy ryzyka i korzyści z opóźnionych rozliczeń oraz zaprezentujemy najlepsze praktyki w tej kwestii.

Księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów – ogólne zasady

✅ Kiedy można księgować fakturę z opóźnieniem?

Księgowanie faktur zakupu z opóźnieniem nie jest prostą decyzją. Data wystawienia fakturyma kluczowe znaczenie, jednak nie zawsze musi pokrywać się z datą, w której faktura jest ujęta w księgach. Warto przyjrzeć się kilku czynnikom, które mogą wpłynąć na decyzję o jej zaksięgowaniu.

Ważność daty wystawienia a data księgowania

Faktura powinna zostać zaksięgowana w tym okresie, w którym dotyczy. Co to oznacza w praktyce? Jeśli faktura za towar lub usługę została wystawiona w marcu, a przedsiębiorca odkłada jej ujęcie do kwietnia, może napotkać na trudności przy obliczaniu VAT-u. Ważne jest, aby data zakupubyła zgodna z okresem rozliczeniowym podatku, który może obejmować różne miesiące, kwartały czy nawet lata.

Przesunięcie terminu księgowania w przypadku błędów

Czasami zdarza się, że faktura nie została ujęta w odpowiednim okresie z powodu pomyłki lub opóźnienia. W takim przypadku możliwe jest przesunięcie terminu jej zaksięgowania. Warto pamiętać, że pominięcie fakturyz wcześniejszego okresu, szczególnie jeśli dotyczy tego samego roku podatkowego, nie będzie problemem, pod warunkiem, że przedsiębiorca odpowiednio udokumentuje taką sytuację w swoich księgach.

Jak wpływa okres rozliczeniowy na moment księgowania?

Zasadniczo, faktury zakupu należy księgować w okresie, którego dotyczą. Opóźnione zaksięgowaniefaktury z poprzednich okresów może skutkować korektą VAT, co wymaga złożenia dodatkowych deklaracji do urzędów skarbowych. W przypadku faktur z późniejszych okresów może pojawić się konieczność rozliczenia VAT za poprzednie okresy. Dodatkowo, jeżeli faktura dotyczy kosztów, to przedsiębiorca powinien ująć je w tym roku, w którym faktycznie miały miejsce.

Przesunięcie kosztów na późniejsze okresy

Faktura zakupowa, której nie udało się zaksięgować na czas, nie musi być koniecznie rozliczona w tym samym okresie. W pewnych przypadkach możliwe jest przesunięcie kosztówna późniejsze miesiące, co może okazać się korzystne z punktu widzenia płynności finansowej firmy. Takie działanie wiąże się z zastosowaniem metody memoriałowej.

Zasada memoriałowa a przesunięcie kosztów

Zgodnie z metodą memoriałową, przedsiębiorca może ujmować koszty w okresie, w którym miały miejsce, a niekoniecznie w momencie ich zapłaty. Oznacza to, że faktura z poprzedniego okresu może zostać rozliczona w następnym, jeśli spełnia określone warunki. Tego typu przesunięcie jest możliwe pod warunkiem, że koszty są realnei dotyczą okresu, w którym zostały poniesione.

Kiedy warto stosować metodę proporcjonalną?

W praktyce często stosuje się metodę proporcjonalną, kiedy koszt rozciąga się na więcej niż jeden okres rozliczeniowy. Przykład? Jeśli faktura dotyczy zakupu usług, które są świadczone przez kilka miesięcy, przedsiębiorca może rozliczyć koszt proporcjonalnie do każdego miesiąca, w którym te usługi były wykorzystywane. Dzięki temu firma zachowa zgodność z przepisami podatkowymi i uniknie błędów w ewidencjonowaniu VAT.

Warto wiedzieć, że przesunięcie kosztówjest bardziej popularne w przypadku większych inwestycji, gdzie wykorzystywana jest metoda amortyzacji lub odpisów.

Skutki księgowania faktur z opóźnieniem

⚠️ Jakie konsekwencje wiążą się z nieterminowym zaksięgowaniem faktury?

Opóźnione księgowanie faktur zakupu może prowadzić do różnych trudności, zarówno na poziomie podatkowym, jak i księgowym. Jednym z głównych problemów, który pojawia się w wyniku niezgodności daty wystawienia i daty księgowania, jest potrzeba skorygowania wcześniejszych deklaracji VAT. W przypadku gdy faktura dotyczy poprzednich okresów rozliczeniowych, przedsiębiorca będzie musiał uwzględnić ją w odpowiednich plikach JPK, a także zadbać o to, aby odliczony VAT został uwzględniony zgodnie z nowymi datami.

Możliwość odliczenia VAT po czasie

Opóźnione księgowanie faktury wiąże się także z koniecznością korekty deklaracji VAT. Jeżeli faktura za zakup zostałaby ujęta z opóźnieniem, przedsiębiorca musi pamiętać, że odliczenie VAT będzie mogło nastąpić jedynie w okresie, w którym faktura została faktycznie zaksięgowana. Może to prowadzić do odroczenia odliczenia VAT, co w konsekwencji zmienia wysokość zobowiązania podatkowego firmy.

Przykład? Jeśli faktura za marzec została zaksięgowana dopiero w kwietniu, przedsiębiorca może odliczyć VAT dopiero w rozliczeniu za kwiecień, mimo że faktyczny zakup miał miejsce w poprzednim miesiącu. To oznacza, że firma nie uzyskała odliczenia w terminie, co może wpłynąć na jej płynność finansową.

Potrzeba korekty pliku JPK

Księgowanie faktury z opóźnieniem może wymagać złożenia korekty pliku JPK_VAT. W przypadku niezgodności między datą wystawienia a datą zaksięgowania, organ podatkowy może wymagać wyjaśnienia, dlaczego faktura została ujęta w późniejszym okresie. Korekta pliku JPK wiąże się z koniecznością ponownego przesłania danych do administracji skarbowej, co może być czasochłonne i wymagać dodatkowej dokumentacji.

Wpływ na podatki dochodowe

Księgowanie faktur zakupu z opóźnieniem wpływa również na obliczenia podatków dochodowych. Choć wiele firm koncentruje się głównie na kwestiach związanych z VAT, to opóźnienia w księgowaniu kosztówmogą także wpłynąć na wysokość podatku dochodowego, zwłaszcza gdy dotyczy to kosztów uzyskania przychodu.

Jak księgowanie opóźnionych faktur wpływa na rozliczenie podatkowe?

Faktura zakupu, która zostaje ujęta w późniejszym okresie, zmienia moment, w którym zostaje zaliczona do kosztów uzyskania przychodu. Jeśli faktura za zakup np. materiałów biurowych została wystawiona w lutym, ale zaksięgowana w marcu, przedsiębiorca uwzględni ten wydatek dopiero w marcu, co może przesunąć jego rozliczenie podatkowe na późniejszy okres.

Z tego względu przedsiębiorcy powinni być świadomi, że opóźnione kosztymogą wpłynąć na rozliczenie roczne. W konsekwencji, może dojść do zmiany wysokości podatku dochodowego do zapłaty za dany rok. To ważne, by prawidłowo uwzględniać wszystkie koszty, szczególnie w przypadku planowania rozliczeń rocznych.

Zmiany w zaliczkach na podatek dochodowy

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na podstawie zaliczek na podatek dochodowy, powinni pamiętać, że opóźnienie w księgowaniu faktur może wpłynąć na wysokość zaliczek, które będą musieli uiścić. W przypadku ujęcia kosztu dopiero w późniejszym okresie, może dojść do obniżenia zaliczkina podatek dochodowy, co będzie miało wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa. Z drugiej strony, jeśli faktura zostanie ujęta zbyt późno, może to spowodować, że firma zapłaci zbyt wysoką zaliczkę, zanim opóźniony koszt zostanie uwzględniony.

Podsumowując, skutki księgowania faktur z opóźnieniem wykraczają daleko poza kwestie związane z VAT-em. Mają również poważne konsekwencje na poziomie podatków dochodowych oraz na ogólną płynność finansową firmy. Dlatego przedsiębiorcy powinni szczególnie uważać na terminowe księgowanie faktur, aby uniknąć komplikacji w przyszłości.

Księgowanie faktur zakupu a termin VAT

Kiedy VAT musi być rozliczony?

W przypadku faktur zakupu, które zostały wystawione w jednym okresie, ale zaksięgowane w innym, bardzo istotne jest, kiedy przedsiębiorca będzie mógł rozliczyć podatek VAT. Zgodnie z zasadą ogólną, VAT od zakupów należy odliczyć w okresie, w którym faktura została faktycznie zaksięgowana, a nie w momencie jej wystawienia. To oznacza, że jeżeli faktura za zakup towaru lub usługi została ujęta w księgach w następnym okresie rozliczeniowym, to właśnie wtedy będzie można dokonać odliczenia VAT.

Zasady rozliczania VAT przy zapomnianych fakturach

Czasami może dojść do sytuacji, w której faktura za zakup z wcześniejszego okresu zostaje zapomniana i zaksięgowana dopiero po kilku miesiącach. W takim przypadku przedsiębiorca, który zapomniał o zaksięgowaniu tej faktury, będzie musiał uwzględnić ją w rozliczeniu VAT za okres, w którym faktycznie została zaksięgowana, a nie za poprzedni okres. Przykład:

Jeśli faktura za listopad 2023 roku została wystawiona, ale zapomniana i zaksięgowana dopiero w lutym 2024 roku, VAT można odliczyć dopiero w deklaracji VAT za luty 2024. Niezależnie od tego, że zakup miał miejsce w listopadzie, rozliczenie VAT opóźni się o kilka miesięcy.

To rozliczenie będzie miało również wpływ na przesunięcie terminu, w którym przedsiębiorca uzyska zwrot nadpłaconego VAT, co może wpłynąć na płynność finansową firmy.

Wpływ na JPK_V7 i korekty

Każda faktura zakupowa, która jest zaksięgowana po terminie, ma również wpływ na JPK_V7, czyli jednolity plik kontrolny dla VAT. W przypadku faktur ujętych w późniejszym okresie, przedsiębiorca musi dokonać korekty JPK za ten okres, w którym faktura została faktycznie zaksięgowana. Oznacza to konieczność złożenia korekty do deklaracji VAT, aby uwzględnić te transakcje.

Dobrą praktyką jest regularne sprawdzanie, czy wszystkie faktury zostały odpowiednio zaksięgowane i uwzględnione w deklaracji JPK, aby uniknąć problemów z administracją skarbową.

⚠️ Korekty w deklaracji VAT

Jeśli faktura zakupu z poprzednich okresów została zaksięgowana z opóźnieniem, przedsiębiorca jest zobowiązany do dokonania korekty swojej deklaracji VAT. Korekta ta ma na celu uwzględnienie faktury w odpowiednim okresie rozliczeniowym, w którym faktycznie miała miejsce transakcja.

Jakie działania trzeba podjąć w przypadku faktury z poprzednich okresów?

Po stwierdzeniu, że faktura za zakup została ujęta w opóźnieniem, przedsiębiorca musi wykonać następujące kroki:

1. Przygotowanie korekty– korekta deklaracji VAT powinna obejmować zarówno VAT naliczony (do odliczenia), jak i VAT należny (jeśli zmiany wprowadzą konieczność dodatkowych płatności).

2. Zmiana w JPK_V7– po złożeniu korekty deklaracji VAT przedsiębiorca będzie musiał dokonać korekty w pliku JPK_V7, aby uwzględnić fakturę zakupu w odpowiednim okresie. Dobrze jest, aby korekta była złożona jak najszybciej, aby uniknąć kar i odsetek za nieterminowe zgłoszenie.

3. Poinformowanie organów skarbowych– jeśli korekta dotyczy dużej wartości lub istotnej liczby faktur, warto upewnić się, że komunikacja z administracją skarbową jest jasna, a dane przekazane w korekcie są prawidłowe.

Przykłady korekt w deklaracji VAT

Przykład 1: Firma zakupiła komputer w listopadzie 2023 roku, ale faktura została zaksięgowana dopiero w lutym 2024 roku. Korekta polega na uwzględnieniu odliczenia VAT za luty 2024 roku, w deklaracji za ten miesiąc.

Przykład 2: Przedsiębiorca zapomniał o fakturze za energię elektryczną z grudnia 2023 roku, która została ujęta dopiero w marcu 2024. Wówczas korekta za VAT od tej faktury powinna być złożona w deklaracji VAT za marzec, a nie za grudzień.

⚠️ Warto pamiętać, że jeśli korekta jest opóźniona, przedsiębiorca może zostać obciążony odsetkami za opóźnienie w rozliczeniu VAT. W szczególnych przypadkach, np. przy wielokrotnych opóźnieniach, mogą być również nałożone kary administracyjne.

Podsumowując, księgowanie faktur zakupu z opóźnieniem ma istotny wpływ na rozliczenia VAT, zarówno w zakresie odliczeń, jak i w kontekście składania korekt w pliku JPK. Z tego względu przedsiębiorcy powinni zadbać o terminowe księgowanie faktur oraz regularne monitorowanie swoich rozliczeń VAT, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji i dodatkowych kosztów.

Księgowanie faktur z różnych okresów rozliczeniowych

✅ Jak postępować przy fakturach z dwóch różnych lat?

Księgowanie faktur z dwóch różnych okresów rozliczeniowych, zwłaszcza tych wystawionych na przełomie roku, może stanowić wyzwanie dla księgowych. Należy pamiętać, że każda faktura powinna zostać przyporządkowana do okresu, w którym miała miejsce transakcja. W praktyce oznacza to, że jeśli faktura została wystawiona w grudniu, ale dotyczy towaru lub usługi, które będą używane przez firmę w kolejnym roku, przedsiębiorca musi odpowiednio rozdzielić koszty i przychody pomiędzy te dwa lata.

Wydzielanie kosztów na dwa okresy

Przykładem może być sytuacja, w której firma zakupiła usługi na przełomie grudnia 2023 roku i stycznia 2024 roku. W takim przypadku część kosztów związanych z usługą może dotyczyć jeszcze roku 2023 (np. usługi, które zostały wykonane do końca grudnia), a reszta będzie dotyczyła już roku 2024. W tej sytuacji należy rozliczyć:

1. Koszty związane z 2023 rokiem– dla tej części należy uwzględnić fakturę w rozliczeniu VAT za grudzień 2023 roku.

2. Koszty związane z 2024 rokiem– te koszty powinny zostać ujęte w rozliczeniu VAT za styczeń 2024 roku.

Przykład: Firma X zakupiła usługę hostingową na rok 2024, ale faktura została wystawiona w grudniu 2023. Usługa będzie realizowana przez cały rok 2024. W takim przypadku przedsiębiorca powinien podzielić koszt na dwie części:

• część opłaty za usługę z grudnia 2023 (np. za okres grudzień 2023 – 31 stycznia 2024)

• część opłaty za resztę okresu, tj. od lutego do grudnia 2024 roku.

Dzięki takiemu podziałowi możliwe będzie prawidłowe przypisanie kosztów do odpowiednich lat podatkowych.

Wpływ na rozliczenia roczne

Rozliczanie faktur z dwóch różnych okresów może mieć również wpływ na rozliczenie roczne, zwłaszcza w kontekście podatku dochodowego. Warto pamiętać, że dla celów PIT lub CIT, koszty powinny być uznawane za poniesione w momencie ich związania z danym rokiem podatkowym. W przypadku dużych firm, które stosują metodę memoriałową, oznacza to, że koszty muszą być rozliczone zgodnie z datą wystawienia faktury i faktycznym wykorzystaniem towaru lub usługi.

⚠️ Uwaga: Należy zachować ostrożność przy przypisywaniu kosztów do niewłaściwego roku, ponieważ może to skutkować koniecznością dokonania korekt w deklaracji podatkowej, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Przykłady księgowania faktur z przełomu roku

Faktury wystawione w grudniu, ale dotyczące towarów lub usług, które będą wykorzystywane w kolejnym roku, są często wyzwaniem dla księgowych. Kluczowe jest, by pamiętać o odpowiednim przypisaniu kosztów i przychodów do właściwego okresu rozliczeniowego.

Kiedy stosować proporcjonalne rozliczenie kosztów?

Jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań w takich przypadkach jest proporcjonalne rozliczenie kosztów. Oznacza to, że przedsiębiorca dzieli kwotę faktury na dwie części, przypisując każdą część do odpowiedniego okresu. Stosuje się je przede wszystkim w przypadkach, gdy usługa lub towar obejmują dłuższy okres czasu, np. subskrypcje, licencje lub umowy długoterminowe.

Przykład: Firma X zakupiła licencję na oprogramowanie w wysokości 2400 zł brutto na 12 miesięcy. Faktura została wystawiona w grudniu 2023 roku, ale licencja obejmuje cały rok 2024. W takim przypadku przedsiębiorca powinien podzielić kwotę faktury na 12 miesięcy i odliczyć proporcjonalny koszt w każdym z miesięcy 2024 roku. W rozliczeniu VAT będzie to miało wpływ na deklarację za styczeń, luty i kolejne miesiące 2024.

Jak unikać błędów w księgowaniach?

Aby uniknąć błędów przy księgowaniu faktur z przełomu roku, warto skorzystać z kilku sprawdzonych metod:

1. Dokumentowanie rozliczeń– zawsze należy zapisać, które koszty dotyczą którego roku podatkowego. Najlepiej sporządzić dodatkowy dokument, który będzie stanowił potwierdzenie podziału kosztów.

2. System księgowy– nowoczesne systemy księgowe pozwalają na łatwe podzielnie faktur i przypisanie ich do różnych okresów. Dzięki temu proces księgowania jest szybszy i mniej podatny na błędy.

3. Weryfikacja z kontrahentem– w przypadku faktur dotyczących długoterminowych usług lub towarów warto skontaktować się z kontrahentem, aby upewnić się, że faktura jest wystawiona zgodnie z rzeczywistym czasem realizacji zamówienia.

Podsumowując, księgowanie faktur z różnych okresów rozliczeniowych, zwłaszcza na przełomie roku, wymaga precyzyjnego podziału kosztów i przychodów. Stosowanie proporcjonalnego rozliczenia kosztów pozwala na prawidłowe przypisanie wydatków do odpowiednich lat, co wpływa na dokładność rozliczeń podatkowych.

Procedura przy zapomnianych fakturach

✅ Jak poprawnie zaksięgować fakturę zakupową z opóźnieniem?

Zapomniane faktury zakupowe mogą stanowić wyzwanie w księgowości, zwłaszcza gdy dotyczy to transakcji z przeszłości, które powinny były zostać uwzględnione w poprzednich okresach rozliczeniowych. Kiedy faktura nie została zaksięgowana na czas, trzeba ją prawidłowo wprowadzić do ksiąg, uwzględniając odpowiednie przepisy podatkowe i procedury księgowe.

Kiedy faktura powinna trafić do ksiąg?

Faktura zakupowa, która została zapomniana, powinna zostać ujęta w księgach zgodnie z określonym terminem rozliczeniowym. W zależności od momentu jej wystawienia, może być konieczne ujęcie faktury w bieżącym okresie lub dokonanie korekty w poprzednim okresie, jeśli wynika to z przepisów prawa. Oto kilka kluczowych zasad, które należy wziąć pod uwagę:

• Faktura z bieżącego roku– jeśli zapomniano o fakturze, która powinna być rozliczona w aktualnym roku podatkowym, należy ją ująć w księgach w odpowiednim miesiącu. W przypadku VAT, musi ona zostać rozliczona w miesiącu, w którym została otrzymana (lub w najbliższym miesiącu, jeśli rozliczenie w danym miesiącu jest niemożliwe).

• Faktura z poprzedniego okresu– jeśli faktura dotyczy okresu poprzedniego (np. za listopad, a została wystawiona w grudniu), możliwe jest jej ujęcie w formie korekty w deklaracji VAT za dany miesiąc. W przypadku większych błędów, takich jak zapomnienie o fakturze z ubiegłego roku, może być konieczne złożenie korekty deklaracji VAT za ten okres.

Przykład: Firma A zapomniała zaksięgować fakturę za usługi marketingowe wystawioną w grudniu 2023, ale dotyczyła ona usług świadczonych w listopadzie tego samego roku. Faktura powinna zostać ujęta w rozliczeniu VAT za listopad 2023, a w przypadku jej zapomnienia, przedsiębiorca musi złożyć korektę deklaracji VAT.

Wymagane dokumenty do księgowania zaległych faktur

Przy zapomnianych fakturach należy zachować szczególną ostrożność. Księgowy musi zebrać pełną dokumentację, aby wykazać, że faktura rzeczywiście powinna być rozliczona w danym okresie. Oto lista dokumentów, które mogą być wymagane:

• Faktura zakupowa– pełne dane dotyczące transakcji, takie jak numer faktury, data wystawienia, data sprzedaży, dane kontrahenta oraz szczegóły dotyczące towarów lub usług.

• Potwierdzenie odbioru faktury– jeśli faktura była otrzymana z opóźnieniem, warto posiadać dowód na jej faktyczne otrzymanie, np. potwierdzenie odbioru pocztą lub za pośrednictwem e-maila.

• Protokół rozliczenia– jeśli faktura dotyczy długoterminowej umowy (np. najmu, subskrypcji), przedsiębiorca może sporządzić protokół rozliczenia, który będzie zawierał szczegółowy podział kosztów na okresy, do których faktura się odnosi.

⚙️ Korekta w systemach księgowych

W przypadku zapomnianej faktury kluczową rolę odgrywają systemy księgowe. Dobre oprogramowanie ERP pozwala na szybką identyfikację błędów i przeprowadzenie korekt w sposób zgodny z przepisami.

Jakie kroki podjąć przy zapomnianej fakturze w systemie ERP?

Większość nowoczesnych systemów księgowych umożliwia łatwą korektę rozliczenia poprzez wprowadzenie faktury do systemu po terminie. Proces wygląda zazwyczaj następująco:

1. Wprowadzenie faktury do systemu– należy wprowadzić dane faktury zgodnie z jej danymi i przypisać ją do właściwego okresu rozliczeniowego.

2. Korekta deklaracji VAT– jeśli faktura dotyczy poprzedniego okresu, system automatycznie przygotuje korektę deklaracji VAT za dany miesiąc.

3. Zatwierdzenie zmian– po wprowadzeniu danych i korekt w systemie ERP, dokumenty muszą zostać zatwierdzone przez odpowiednią osobę w firmie (np. głównego księgowego), aby upewnić się, że proces przebiega zgodnie z przepisami.

Przykład: Firma B posiada zaawansowany system ERP, który po wprowadzeniu zapomnianej faktury automatycznie wykona korektę deklaracji VAT za październik 2023 roku. System generuje również odpowiedni raport, który firma może dołączyć do dokumentacji w przypadku kontroli podatkowej.

Księgowanie faktury w przypadku braku wcześniejszego rozliczenia

Jeżeli zapomniana faktura nie została wcześniej rozliczona w żadnym okresie, przedsiębiorca musi ją zaksięgować w bieżącym okresie. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku konieczne jest również rozliczenie VAT od tej faktury, co może wymagać korekty w deklaracji VAT. Oprócz tego warto sprawdzić, czy faktura była częścią wcześniejszych rozliczeń, aby uniknąć podwójnego ujęcia kosztów w przyszłych okresach.

Ważne: W przypadku powtarzających się zapomnianych faktur warto zastanowić się nad wprowadzeniem lepszego systemu monitorowania otrzymywanych faktur i kontroli nad ich terminowym wprowadzaniem do ksiąg.

⚠️ Podsumowanie

Zapomniane faktury to sytuacja, która może przytrafić się każdemu przedsiębiorcy. Kluczowe jest, aby w odpowiednim czasie wprowadzić je do systemu księgowego, dokonując korekt deklaracji VAT i ujęcia kosztów w odpowiednich okresach. Posiadanie dobrze zorganizowanego systemu ERP i dokumentacji, a także dbałość o terminowość w księgowości, pomoże uniknąć problemów z zapomnianymi fakturami.