Obowiązek comiesięcznego składania JPK_PKPIR oraz JPK_EWP – od kiedy?

Nowe regulacje wprowadzają obowiązek comiesięcznego przesyłania plików JPK_PKPIR oraz JPK_EWP dla przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2025 roku, podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) lub ewidencję przychodów będą zobowiązani do comiesięcznego przekazywania tych danych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) do urzędów skarbowych. ​

Kluczowe aspekty nowych obowiązków:

• Kogo dotyczą zmiany?Nowe przepisy obejmują przedsiębiorców rozliczających się na podstawie KPiR oraz tych, którzy korzystają z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. ​

• Terminy składania JPK:Pliki JPK_PKPIR oraz JPK_EWP należy przesyłać co miesiąc, do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą dane. ​

• Sankcje za nieterminowe lub błędne raportowanie:Niedopełnienie obowiązku może skutkować karami finansowymi oraz zwiększoną liczbą kontroli skarbowych. ​

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców:

• Przygotowanie systemów księgowych:Upewnij się, że używane oprogramowanie księgowe jest aktualne i umożliwia generowanie wymaganych plików JPK.​

• Szkolenia dla personelu:Zainwestuj w szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za księgowość, aby zapewnić poprawność i terminowość składanych plików.​

• Monitorowanie zmian prawnych:Regularnie śledź komunikaty Ministerstwa Finansów oraz innych instytucji podatkowych, aby być na bieżąco z ewentualnymi zmianami w przepisach.​

Wprowadzenie obowiązku comiesięcznego składania JPK_PKPIR oraz JPK_EWP ma na celu zwiększenie transparentności i efektywności systemu podatkowego. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania się do nowych wymogów, co może wiązać się z dodatkowymi nakładami pracy i kosztami. Jednak odpowiednie przygotowanie i dostosowanie procesów księgowych pozwoli na sprawne funkcjonowanie w nowym systemie.​

Wprowadzenie do nowych obowiązków podatkowych

W ostatnich latach polski system podatkowy wprowadził szereg zmian, mających na celu zwiększenie transparentności i efektywności rozliczeń. Jednym z kluczowych elementów tych reform jest wprowadzenie obowiązku comiesięcznego składania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR) oraz ewidencji przychodów (JPK_EWP). Kiedy dokładnie te obowiązki wchodzą w życie?Przyjrzyjmy się szczegółom.

Terminy wprowadzenia obowiązków

• Od 1 stycznia 2025 roku: Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) będą zobowiązani do comiesięcznego przesyłania plików JPK_PKPIR. ​

• Od 1 stycznia 2025 roku: Podatnicy korzystający z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych będą musieli składać comiesięczne pliki JPK_EWP. ​

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Wprowadzenie tych obowiązków ma na celu:​

• Usprawnienieprocesu kontroli podatkowej.​

• Zwiększenieprzejrzystości rozliczeń.​

• Ułatwieniedostępu organów skarbowych do bieżących danych finansowych.​

Przygotowanie do zmian

Aby dostosować się do nowych wymogów, przedsiębiorcy powinni:

1. Zaktualizowaćoprogramowanie księgowe, aby umożliwiało generowanie odpowiednich plików JPK.​

2. Przeszkolićpersonel odpowiedzialny za księgowość w zakresie nowych obowiązków.​

3. Monitorowaćkomunikaty Ministerstwa Finansów dotyczące ewentualnych zmian lub dodatkowych wytycznych.​

Podsumowanie

Nowe obowiązki związane z comiesięcznym składaniem JPK_PKPIR oraz JPK_EWP wchodzą w życie od 1 stycznia 2025 roku. Przedsiębiorcy powinni odpowiednio wcześnie przygotować się do tych zmian, aby zapewnić zgodność z przepisami i uniknąć potencjalnych sankcji.​

Nowy obowiązek JPK_PKPIR i JPK_EWP – kogo dotyczy?

Wprowadzenie obowiązku comiesięcznego składania Jednolitego Pliku Kontrolnegodla Księgi Przychodów i Rozchodów (JPK_PKPIR)oraz Ewidencji Przychodów (JPK_EWP)ma istotne znaczenie dla wielu przedsiębiorców w Polsce. Aby zrozumieć, kogo dokładnie dotyczą te regulacje, warto przyjrzeć się poszczególnym grupom podatników.

Podatnicy prowadzący Księgę Przychodów i Rozchodów

Do tej grupy należą:

• Osoby fizyczneprowadzące działalność gospodarczą.

• Spółki cywilneosób fizycznych.

• Spółki jawneosób fizycznych.

Obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR)spoczywa na tych podmiotach, jeśli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły określonego progu. W przypadku przekroczenia tego limitu, przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia pełnej księgowości.

Przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem ewidencjonowanym

Przedsiębiorcy, którzy wybrali formę opodatkowania w postaci ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są zobowiązani do prowadzenia Ewidencji Przychodów. Do tej grupy zaliczają się m.in.:

• Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

• Spółki cywilne i jawne osób fizycznych, których wspólnicy wybrali ryczałt jako formę opodatkowania.

Ważne jest, że od 1 lipca 2018 roku podatnicy prowadzący ewidencję przychodów w formie elektronicznej mają obowiązek sporządzania JPK_EWPna żądanie organu podatkowego.

⚠️ Inne grupy objęte przepisami

Oprócz wyżej wymienionych, obowiązek składania JPK_PKPIR i JPK_EWP dotyczy również:

• Przedsiębiorców dobrowolnie stosujących KPiR– nawet jeśli nie są do tego zobowiązani przepisami, ale zdecydowali się na taką formę ewidencji.

• Mikroprzedsiębiorców– mimo że są najmniejszymi podmiotami na rynku, nie są zwolnieni z obowiązku składania JPK, jeśli prowadzą KPiR lub Ewidencję Przychodów.

Wprowadzenie obowiązku comiesięcznego składania JPK_PKPIR oraz JPK_EWP ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego oraz zwiększenie transparentności działań przedsiębiorców. Dlatego istotne jest, aby każda z wymienionych grup była świadoma swoich obowiązków i terminowo przekazywała wymagane pliki do organów podatkowych.

Od kiedy obowiązek comiesięcznego JPK_PKPIR i JPK_EWP?

​Od 1 stycznia 2026 roku wprowadzony zostanie obowiązek prowadzenia i przesyłania w formie elektronicznej ksiąg podatkowych oraz ewidencji przychodów przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Oznacza to, że przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) będą zobligowani do składania plików JPK_PKPiR, a ci prowadzący ewidencję przychodów – plików JPK_EWP.​

Kluczowe daty wprowadzenia przepisów

Pierwotnie planowano, że obowiązek comiesięcznego składania plików JPK_PKPiR oraz JPK_EWP wejdzie w życie już w 2023 roku. Jednakże, po konsultacjach i analizach, termin ten został przesunięty. Ostatecznie, zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów, nowe regulacje zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku. ​

‍ Obowiązek dla różnych grup podatników

Wprowadzenie obowiązku elektronicznego przesyłania ksiąg podatkowych będzie przebiegać etapowo:​

• Od 2026 roku: Obowiązek obejmie podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) lub ewidencję przychodów. ​

• Od 2028 roku: Obowiązek zostanie rozszerzony na kolejne grupy podatników, w tym na tych, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT. ​

Przepisy przejściowe i okres dostosowawczy

Aby ułatwić przedsiębiorcom adaptację do nowych wymogów, przewidziano okresy przejściowe:​

• Możliwość wcześniejszego dobrowolnego raportowania: Przedsiębiorcy mogą zdecydować się na wcześniejsze, dobrowolne przesyłanie plików JPK_PKPiR lub JPK_EWP przed datą obowiązkowego wprowadzenia. ​

• Sankcje za niedopełnienie obowiązku: Po upływie okresu przejściowego, brak terminowego przesłania wymaganych plików może skutkować nałożeniem sankcji przez organy podatkowe.​

Wprowadzenie obowiązku elektronicznego przesyłania ksiąg podatkowych ma na celu zwiększenie transparentności oraz uproszczenie procesów kontrolnych. Przedsiębiorcy powinni zatem odpowiednio wcześnie przygotować się do nadchodzących zmian, aby zapewnić zgodność z nowymi przepisami i uniknąć potencjalnych sankcji.​

JPK_PKPIR i JPK_EWP – co zawierają nowe pliki?

Wprowadzenie obowiązku comiesięcznego składania plików JPK_PKPIR i JPK_EWP stanowi istotną zmianę w polskim systemie podatkowym. Nowe struktury tych plików mają na celu usprawnienie procesu raportowania oraz zwiększenie transparentności działań przedsiębiorców.

Struktura logiczna plików JPK

JPK_PKPIR(Jednolity Plik Kontrolny dla Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów) oraz JPK_EWP(Jednolity Plik Kontrolny dla Ewidencji Przychodów) zostały zaprojektowane w sposób umożliwiający precyzyjne odzwierciedlenie danych finansowych przedsiębiorstw.

Elementy składowe i wymagane informacje:

• Nagłówek:zawiera podstawowe informacje o podmiocie, takie jak NIP, nazwa firmy, adres oraz okres, którego dotyczy plik.

• Dane szczegółowe:obejmują informacje dotyczące przychodów, kosztów, a w przypadku JPK_PKPIR także rozchodów.

Różnice między JPK_PKPIR a JPK_EWP:

• JPK_PKPIR:przeznaczony dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, zawiera szczegółowe dane dotyczące zarówno przychodów, jak i kosztów.

• JPK_EWP:dedykowany podatnikom opodatkowanym ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, skupia się wyłącznie na ewidencji przychodów.

Jakie dane należy raportować?

W zależności od rodzaju prowadzonej ewidencji, zakres raportowanych danych różni się.

Kluczowe sekcje:

• Przychody:informacje o uzyskanych przychodach, w tym źródła i kwoty.​

• Koszty:dotyczy JPK_PKPIR; obejmuje wydatki poniesione w związku z działalnością gospodarczą.​

• Środki trwałe:dane dotyczące posiadanych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.​

Obowiązek szczegółowego ujmowania dowodów księgowych:

Każdy wpis w ewidencji musi być poparty odpowiednim dowodem księgowym, takim jak faktura czy rachunek. Wymagane jest podanie numeru dokumentu, daty wystawienia oraz kwoty.​

Różnice względem dotychczasowych ewidencji

Przejście na nowe struktury JPK wiąże się z istotnymi zmianami w sposobie prowadzenia ewidencji.

Nowe wymagania dotyczące sprawozdawczości:

• Szczegółowość danych:konieczność bardziej precyzyjnego raportowania informacji finansowych.​

• Częstotliwość składania:obowiązek comiesięcznego przekazywania plików JPK.​

Przejście z papierowej ewidencji na cyfrową:

• Digitalizacja dokumentów:konieczność prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej.​

• Automatyzacja procesów:możliwość integracji systemów księgowych z platformami do przesyłania JPK.​

Wprowadzenie nowych struktur JPK_PKPIR i JPK_EWP ma na celu uproszczenie procesu raportowania oraz zwiększenie efektywności kontroli podatkowej. Przedsiębiorcy powinni dostosować swoje systemy księgowe do nowych wymogów, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.​

Jak przygotować się na nowe obowiązki?

Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani do comiesięcznego składania plików JPK_PKPIR oraz JPK_EWP. Aby sprostać tym wymaganiom, warto podjąć odpowiednie kroki przygotowawcze.

️ Wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego

Kryteria wyboru – funkcjonalności i zgodność z JPK

Kluczowym elementem przygotowań jest wybór oprogramowania księgowego zgodnego z wymogami JPK. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na:

• Zgodność z aktualnymi przepisami: oprogramowanie powinno być na bieżąco aktualizowane, aby spełniać najnowsze wymogi prawne.

• Funkcjonalność: możliwość generowania i wysyłki plików JPK_PKPIR oraz JPK_EWP bezpośrednio z systemu.

• Intuicyjność obsługi: łatwość wprowadzania danych i generowania raportów.

• Wsparcie techniczne: dostępność pomocy technicznej w razie problemów.

Koszty wdrożenia i dostępne narzędzia

Koszty oprogramowania mogą się różnić w zależności od dostawcy i funkcjonalności. Dostępne są zarówno rozwiązania abonamentowe, jak i jednorazowe licencje. Przykładowe narzędzia to:

• Programy dedykowane dla małych firm: oferujące podstawowe funkcje księgowe.

• Rozwiązania chmurowe: umożliwiające dostęp z dowolnego miejsca i automatyczne aktualizacje.

• Systemy ERP: kompleksowe rozwiązania dla większych przedsiębiorstw integrujące różne obszary działalności.

Wsparcie biura rachunkowego i outsourcing księgowości

Korzyści zlecenia obowiązków księgowych zewnętrznej firmie

Decyzja o powierzeniu księgowości zewnętrznemu biuru rachunkowemu może przynieść wiele korzyści:

• Oszczędność czasu: pozwala skupić się na kluczowych aspektach działalności.

• Profesjonalizm: biura rachunkowe dysponują wiedzą i doświadczeniem w zakresie przepisów podatkowych.

• Minimalizacja ryzyka błędów: specjaliści dbają o poprawność dokumentacji i terminowość.

Jak sprawdzić, czy biuro jest gotowe na JPK?

Przed nawiązaniem współpracy warto upewnić się, że biuro rachunkowe jest przygotowane do obsługi JPK:

• Certyfikaty i szkolenia: sprawdź, czy personel posiada aktualne certyfikaty i uczestniczył w szkoleniach dotyczących JPK.

• Doświadczenie: zapytaj o doświadczenie w obsłudze firm o podobnym profilu działalności.

• Technologia: upewnij się, że biuro korzysta z nowoczesnych narzędzi umożliwiających generowanie i wysyłkę plików JPK.

Automatyzacja raportowania i integracja systemów

Możliwości integracji z systemami fakturowymi

Automatyzacja procesów księgowych może znacznie ułatwić spełnianie nowych obowiązków. Integracja systemów księgowych z narzędziami do fakturowania pozwala na:

• Automatyczne przenoszenie danych: eliminacja ręcznego wprowadzania informacji redukuje ryzyko błędów.

• Szybsze generowanie raportów: dane są dostępne w czasie rzeczywistym, co przyspiesza procesy decyzyjne.

API i rozwiązania chmurowe dla przedsiębiorców

Wykorzystanie nowoczesnych technologii, takich jak API i rozwiązania chmurowe, oferuje dodatkowe korzyści:

• Elastyczność: dostęp do danych z dowolnego miejsca i urządzenia.

• Skalowalność: możliwość dostosowania funkcji systemu do rosnących potrzeb firmy.

• Bezpieczeństwo: regularne kopie zapasowe i aktualizacje zapewniają ochronę danych.

Przygotowanie się do nowych obowiązków związanych z JPK_PKPIR i JPK_EWP wymaga starannego planowania i inwestycji w odpowiednie narzędzia oraz współpracę z profesjonalistami. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zapewnić zgodność z przepisami i skupić się na rozwoju swojej działalności.

Sankcje za brak terminowego raportowania

Wprowadzenie obowiązku comiesięcznego składania plików JPK_PKPIR oraz JPK_EWP ma na celu zwiększenie transparentności i efektywności systemu podatkowego. Niemniej jednak, niedopełnienie tego obowiązku w terminie może prowadzić do poważnych konsekwencji dla przedsiębiorców.

⚠️ Kary finansowe i konsekwencje dla przedsiębiorców

Niezłożenie wymaganych plików JPK w wyznaczonym terminie może skutkować nałożeniem kar finansowych. Zgodnie z przepisami Kodeksu karnego skarbowego, opóźnienie lub brak przesłania plików JPK może być traktowane jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe. W przypadku wykroczenia skarbowego, kara grzywny może wynieść od 1/10 do dwudziestokrotności wysokości płacy minimalnej. Natomiast jeśli czyn zostanie zakwalifikowany jako przestępstwo skarbowe, grzywna może sięgnąć od 10 do 120 stawek dziennych, gdzie stawka dzienna waha się od 70 zł do 28 000 zł .

Warto zaznaczyć, że odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe złożenie plików JPK spoczywa na podatniku. Nawet jeśli przedsiębiorca korzysta z usług biura rachunkowego, to on ponosi konsekwencje ewentualnych opóźnień lub błędów w raportowaniu.

Kontrole skarbowe i ryzyko losowych audytów

Organy podatkowe mają prawo przeprowadzać kontrole skarbowe w celu weryfikacji poprawności i terminowości składanych plików JPK. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, urząd skarbowy może wezwać podatnika do złożenia wyjaśnień lub skorygowania deklaracji. Ważne jest, aby przedsiębiorca współpracował z organami podatkowymi i niezwłocznie reagował na takie wezwania, aby uniknąć dodatkowych sankcji .

W sytuacji, gdy podatnik sam zauważy popełniony błąd w złożonym pliku JPK, ma możliwość dokonania korekty bez narażania się na sankcje. Ważne jest jednak, aby korekta została złożona przed wszczęciem kontroli przez urząd skarbowy.

Możliwe wyjątki i sytuacje nadzwyczajne

W pewnych okolicznościach, takich jak zdarzenia losowe czy siła wyższa, przedsiębiorca może uniknąć nałożenia kary za nieterminowe złożenie plików JPK. Kluczowe jest jednak, aby niezwłocznie poinformować urząd skarbowy o zaistniałej sytuacji oraz przedstawić stosowne dowody potwierdzające wystąpienie nadzwyczajnych okoliczności .

Jeśli mimo wszystko zostanie nałożona kara, podatnik ma prawo do złożenia odwołania. Procedura odwoławcza wymaga jednak solidnego uzasadnienia oraz przedstawienia dowodów na brak winy lub wystąpienie okoliczności łagodzących.

W związku z powyższym, aby uniknąć sankcji, przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na terminowe i prawidłowe składanie plików JPK oraz utrzymywać stały kontakt z biurem rachunkowym odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości.

Czy obowiązek comiesięcznego JPK ulegnie zmianie?

Obowiązek comiesięcznego składania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) stanowi istotny element cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. Wprowadzenie tego obowiązku miało na celu usprawnienie kontroli podatkowej oraz zwiększenie transparentności działań przedsiębiorców. Jednakże, w ostatnich latach pojawiły się liczne dyskusje na temat ewentualnych zmian w tym zakresie.

Planowane zmiany w obowiązku składania JPK

Aktualny stan prawny

Obecnie przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) oraz ewidencję przychodów (EWP) są zobowiązani do comiesięcznego przesyłania odpowiednich struktur JPK do organów podatkowych. Obowiązek ten został wprowadzony w ramach Polskiego Ładu i miał na celu pełną cyfryzację dokumentacji księgowej.

Proponowane zmiany

W odpowiedzi na postulaty środowiska przedsiębiorców oraz księgowych, Ministerstwo Finansów rozważa modyfikację częstotliwości składania JPK. Planowane jest przejście z modelu comiesięcznego na roczny, co miałoby na celu:

• Redukcję obciążeń administracyjnych: Mniejsze firmy często borykają się z trudnościami w terminowym przygotowywaniu i przesyłaniu JPK, co generuje dodatkowe koszty i stres.

• Zwiększenie efektywności: Składanie JPK raz w roku pozwoliłoby na lepsze przygotowanie danych oraz ich dokładniejszą weryfikację przed przesłaniem.

Reakcje środowiska biznesowego

Pozytywne aspekty

Wielu przedsiębiorców z zadowoleniem przyjęło propozycję zmiany częstotliwości składania JPK. Główne korzyści dostrzegane przez biznes to:

• Oszczędność czasu: Mniej częste raportowanie pozwoli skupić się na kluczowych aspektach działalności operacyjnej.

• Zmniejszenie kosztów: Redukcja częstotliwości składania JPK może obniżyć koszty związane z obsługą księgową.

Obawy i wyzwania

Jednakże, niektórzy eksperci zwracają uwagę na potencjalne ryzyka związane z taką zmianą:

• Opóźnienia w wykrywaniu nieprawidłowości: Rzadsze raportowanie może skutkować późniejszym identyfikowaniem ewentualnych błędów czy nadużyć podatkowych.

• Konieczność dostosowania systemów: Przejście na nowy model raportowania wymaga aktualizacji systemów księgowych oraz przeszkolenia personelu.

Przyszłość cyfryzacji księgowości w Polsce

Długoterminowe cele Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów konsekwentnie dąży do pełnej cyfryzacji procesów podatkowych. W planach na najbliższe lata znajduje się:

• Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF): System ten ma stać się obowiązkowy od 2026 roku i umożliwić elektroniczne wystawianie oraz odbieranie faktur, co zwiększy transparentność i uprości procesy księgowe.

Rozszerzenie obowiązków na inne grupy podatników

Istnieją również plany objęcia obowiązkiem składania JPK innych grup podatników, takich jak:

• Podmioty niebędące czynnymi podatnikami VAT: Obecnie trwają prace nad rozszerzeniem obowiązku składania JPK na przedsiębiorców zwolnionych z VAT, co ma na celu pełniejsze monitorowanie obrotu gospodarczego.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w księgowości

W kontekście globalnych trendów, Polska również analizuje możliwości zastosowania sztucznej inteligencji w procesach księgowych. Automatyzacja i AI mogą w przyszłości wspierać:

• Analizę danych finansowych: Szybsze i dokładniejsze przetwarzanie dużych wolumenów danych.

• Wykrywanie nieprawidłowości: Automatyczne identyfikowanie potencjalnych błędów czy nadużyć w dokumentacji księgowej.

Podsumowanie

Obowiązek comiesięcznego składania JPK jest kluczowym elementem cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. Planowane zmiany, takie jak przejście na roczny model raportowania czy wprowadzenie KSeF, mają na celu dalsze usprawnienie procesów księgowych i dostosowanie ich do współczesnych realiów biznesowych. Przedsiębiorcy powinni śledzić te zmiany i odpowiednio przygotować swoje firmy na nadchodzące reformy.