Sprzedaż wysyłkowa – zmiana definicji od 1 lipca 2021 roku

Od 1 lipca 2021 roku wprowadzono istotne zmiany w definicji sprzedaży wysyłkowej, które mają wpływ na sposób ewidencjonowania transakcji i rozliczania VAT-u przez przedsiębiorców. Przede wszystkim, nowa definicja rozszerza zakres działalności objętej przepisami dotyczącymi sprzedaży wysyłkowej, obejmując wszystkie transakcje z konsumentami, niezależnie od wartości zamówienia, które wcześniej były traktowane inaczej.

Warto zwrócić uwagę na limity sprzedaży wysyłkowej, które od teraz wynoszą 10 000 EUR dla sprzedaży do innych krajów UE. Po przekroczeniu tego progu sprzedawcy muszą zarejestrować się w systemie OSS, co umożliwia im łatwiejsze rozliczanie VAT-u na poziomie unijnym, eliminując konieczność rejestracji w każdym państwie członkowskim oddzielnie. Z kolei zwolnienia z VATw przypadku sprzedaży wysyłkowej do konsumentów zostały ograniczone, a nowe przepisy nakładają obowiązek naliczania podatku już przy sprzedaży powyżej 150 EUR.

Z kolei kwestia kas fiskalnychwymaga uwagi – przedsiębiorcy muszą pamiętać, że od teraz, niezależnie od metody płatności, sprzedaż do konsumentów krajowych musi być rejestrowana na kasie fiskalnej, a tradycyjne urządzenia należy wymienić na kasy onlinedo końca 2022 roku.

Zrozumienie tych zmian jest kluczowe dla uniknięcia problemów podatkowych i zapewnienia zgodności z przepisami. Niezależnie od tego, czy sprzedajesz lokalnie, czy realizujesz sprzedaż międzynarodową, upewnij się, że Twoje procesy są dostosowane do nowych wymogów, zwłaszcza w kontekście OSS i kas fiskalnych online.

Sprzedaż wysyłkowato jedno z najważniejszych zagadnień, które zyskało na znaczeniu w kontekście zmian podatkowych w Unii Europejskiej. Od 1 lipca 2021 roku definicja tego pojęcia uległa istotnej modyfikacji, co wpłynęło na sposób, w jaki przedsiębiorcy rozliczają VAT w transakcjach międzynarodowych. Jeśli jesteś sprzedawcą działającym na rynku europejskim lub planujesz ekspansję, warto poznać kluczowe zmiany, które mogą wpłynąć na Twój biznes.

Nowa definicja sprzedaży wysyłkowejwprowadziła zmiany, które nie tylko zmieniły limity, ale także wymusiły dostosowanie procedur rozliczeniowych. Zmiana zasad opodatkowania VAToraz konieczność rejestracji w systemie OSS (One Stop Shop) to tylko niektóre z najważniejszych kwestii, które wymagają uwagi przedsiębiorców.

Co dokładnie się zmieniło?

1. Wprowadzenie nowych limitów sprzedaży wysyłkowej– od teraz próg wartości sprzedaży towarów na odległość zmienił się, a przekroczenie tego limitu wiąże się z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi.

2. Obowiązki rejestracyjne w systemie OSS– przedsiębiorcy muszą zarejestrować swoją działalność w systemie, co upraszcza proces rozliczania VAT w różnych krajach UE.

3. Zmiana miejsca dostawy– sprzedaż na odległość, która wcześniej była opodatkowana w kraju nadania towaru, teraz podlega opodatkowaniu w kraju konsumenta.

W nadchodzących częściach artykułu dokładnie przyjrzymy się tym zmianom oraz ich wpływowi na sposób prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i UE. Przygotuj się na zmiany, które mogą wpłynąć na Twoje obowiązki podatkowe oraz sposób prowadzenia e-biznesu w przyszłości. ⚠️

Sprzedaż wysyłkowa przed zmianami w 2021 roku

Zasady obowiązujące do 30 czerwca 2021

Do końca czerwca 2021 roku sprzedaż wysyłkowabyła regulowana przez przepisy, które w dużej mierze skupiały się na przekroczeniu określonych limitów wartości sprzedaży, co miało wpływ na sposób rozliczania VAT. W przypadku sprzedaży towarów na odległość, przedsiębiorcy musieli śledzić, czy ich sprzedaż w ramach UE przekraczała limity ustalone przez przepisy krajowe. Limit ten wynosił 22 000 EURw Polsce i różnił się w zależności od kraju, co często prowadziło do sytuacji, w której przedsiębiorcy musieli monitorować przepisy obowiązujące w każdym z państw UE, w którym prowadzili sprzedaż.

Kiedy przekroczono wartość tego limitu, sprzedawcy byli zobowiązani do rejestracji w systemie VATw kraju konsumenta, a nie w kraju nadania towaru, co wiązało się z dodatkowymi formalnościami i kosztami. Jednakże, poniżej tego progu przedsiębiorcy mogli stosować procedurę VAT w kraju nadania, co znacząco upraszczało procedury administracyjne i ograniczało obowiązki rejestracyjne.

Miejsce dostawy towarów w kontekście sprzedaży wysyłkowej

Przed 2021 rokiem zasada dotycząca miejsca dostawy towaru była prosta: sprzedaż wysyłkowapodlegała opodatkowaniu VAT w kraju nadania towaru, a nie w kraju konsumenta. Oznaczało to, że jeśli towar został wysłany z Polski do Niemiec, to VAT był naliczany zgodnie z polskimi stawkami. Z kolei, jeśli sprzedawca przekroczył ustalony limit wartości sprzedaży w Niemczech, musiał zarejestrować się do VAT w Niemczech i tam zacząć rozliczać podatek.

Tego typu podejście było stosunkowo korzystne dla sprzedawców prowadzących działalność głównie w jednym kraju UE, ponieważ eliminowało potrzebę rejestracji VAT w innych krajach, co mogło być uciążliwe i kosztowne. Jednakże nie wszystkim przedsiębiorcom podobał się ten system, ponieważ sprzedawcy, którzy działali na dużą skalę w UE, musieli borykać się z wieloma formalnościami związanymi z przekraczaniem limitów i rejestracją w różnych państwach członkowskich.

Wyjątki od definicji sprzedaży wysyłkowej

Sprzedaż wysyłkowa przed 2021 rokiem dotyczyła głównie transakcji między krajami członkowskimi UE. Istniały jednak wyjątki, które miały znaczenie w kontekście niektórych rodzajów towarów lub szczególnych sytuacji. Przykładowo, sprzedaż towarów używanychlub sprzedaż pomiędzy firmami, które posiadały status VAT-owców, nie zawsze podlegały tym samym zasadom. Inny wyjątek dotyczył towarów objętych akcyzą– w takim przypadku obowiązywały odrębne przepisy dotyczące rozliczania podatku.

Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca sprzedawał towary w ramach tzw. przesyłek katalogowych, czyli wysyłał towar na podstawie zamówienia zawartego w katalogu lub ofercie, to również mogły występować szczególne zasady opodatkowania, które odbiegały od standardowego traktowania sprzedaży wysyłkowej.

Tak więc przed zmianami w 2021 roku przedsiębiorcy musieli nie tylko dbać o limity sprzedaży, ale także być świadomi wyjątków, które mogły wpłynąć na sposób rozliczania VAT i konieczność rejestracji w różnych państwach UE. ⚠️

Nowa definicja sprzedaży wysyłkowej od 1 lipca 2021

Zmiana w przepisach prawa

1 lipca 2021 roku przyniosły istotne zmiany w definicji sprzedaży wysyłkowejw ramach Unii Europejskiej. Przed tymi zmianami, jak już wspomniano, przedsiębiorcy musieli stosować przepisy związane z limitami wartości sprzedażyi rozliczać VAT w kraju nadania towaru. Po zmianach te zasady zostały uproszczone, a obowiązki podatkowe przeniesiono na kraj przeznaczenia towaru. Oznacza to, że od teraz VAT jest rozliczany w państwie, do którego towar jest wysyłany, a nie w kraju nadania.

W praktyce oznacza to, że dla sprzedawców, którzy wysyłają towary na odległość do innych państw członkowskich UE, odpowiedzialność za VAT przenosi się na państwo docelowe. Przedsiębiorcy nie muszą już rejestrować się w każdym kraju, w którym przekroczą wcześniej ustalony limit sprzedaży. Zamiast tego mogą skorzystać z jednolitego systemu rozliczania VAT, jakim jest One Stop Shop (OSS). To ogromne ułatwienie, zwłaszcza dla mniejszych firm, które sprzedają na terenie całej Unii Europejskiej, eliminując konieczność rejestracji w każdym z państw członkowskich.

Nowe limity wartości sprzedaży wysyłkowej

Zmiany w przepisach wiążą się również z nowymi limitami dla sprzedaży wysyłkowej. Wcześniej limit wynosił 22 000 EUR, po 1 lipca 2021 roku wprowadzono jednak nowy próg wartości, który wynosi 10 000 EURna rok. Wartość ta odnosi się do całkowitej sprzedaży towarów na odległość (w tym usług telekomunikacyjnych, nadawczo-digitalnych itp.) w obrębie Unii Europejskiej. Jeżeli całkowita wartość sprzedaży nie przekroczy tego limitu, sprzedawca nadal może stosować krajowe stawki VAT, ale po jego przekroczeniu będzie zobowiązany do rozliczania VAT według stawek obowiązujących w państwie odbiorcy. To zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy muszą zarządzać swoimi obowiązkami podatkowymi.

Przykład: Jeśli polska firma sprzedaje towary na odległość na rynki UE, a jej roczna sprzedaż do innych krajów Unii nie przekroczy 10 000 EUR, firma może nadal stosować polski VAT. Gdy jednak sprzedaż przekroczy ten próg, firma będzie musiała zacząć rozliczać VAT według stawek obowiązujących w krajach, do których wysyła towary. Dla wielu firm to wymaga dużej zmiany w organizacji procesów sprzedażowych i księgowych.

Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO)

Po zmianach w przepisach, pojawiła się nowa definicja Wewnątrzwspólnotowej Sprzedaży Towarów na Odległość (WSTO). Jest to sprzedaż towarów, która jest wysyłana lub transportowana pomiędzy państwami członkowskimi UE na rzecz konsumentów. To oznacza, że sprzedaż do konsumentów w ramach WSTO podlega tym samym przepisom, co sprzedaż wysyłkowa, ale w kontekście transakcji między krajami UE.

Towary, które kwalifikują się do WSTO, to przede wszystkim produkty fizyczne, które są sprzedawane na odległość, czyli przez internet, katalogi czy inne formy sprzedaży bez osobistego kontaktu. Przepisy dotyczące WSTO obejmują wszystkie towary, które są sprzedawane bezpośrednio konsumentom (B2C) w ramach wspólnego rynku UE. Nie obejmują natomiast sprzedaży między przedsiębiorcami, która nie jest uznawana za sprzedaż wysyłkową.

Przykład: Jeśli firma z Polski wysyła meble do klienta w Hiszpanii, to sprzedaż ta będzie traktowana jako WSTO i VAT będzie musiał być rozliczony w Hiszpanii, pod warunkiem, że przekroczy wspomniany próg wartości.

Obowiązki dokumentacyjne i rejestracyjne

Po zmianach, przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż wysyłkową muszą spełniać nowe obowiązki dokumentacyjne. W szczególności ważne jest prawidłowe ewidencjonowanie sprzedażyoraz rejestracja w systemie OSS, który umożliwia uproszczenie procedur VAT w obrębie UE.

System One Stop Shop (OSS)pozwala na składanie jednej, zbiorczej deklaracji VAT, która obejmuje wszystkie transakcje sprzedaży wysyłkowej dokonane na terenie UE. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą rejestrować się w każdym z krajów członkowskich, w którym prowadzą sprzedaż, co upraszcza cały proces. Rejestracja w systemie OSS odbywa się w kraju siedziby firmy, a przedsiębiorca składa jednolitą deklarację VAT za wszystkie kraje, do których wysyła towary.

⚠️ Ważne: Aby móc korzystać z systemu OSS, przedsiębiorcy muszą przestrzegać określonych zasad i terminów, w tym dokładnie ewidencjonować sprzedaż oraz dokumentować transakcje związane z wysyłką towarów do innych krajów UE. Niedopełnienie tych obowiązków może prowadzić do konsekwencji prawnych.

Zmiany w przepisach znacząco zmieniają sposób zarządzania sprzedażą wysyłkową w Unii Europejskiej, ale przy odpowiedniej organizacji mogą również stanowić ogromne ułatwienie dla firm działających międzynarodowo.

Limity sprzedaży wysyłkowej od 1 lipca 2021

Nowy próg wartości sprzedaży wysyłkowej

Od 1 lipca 2021 roku obowiązują nowe zasady dotyczące limitów sprzedaży wysyłkowej w ramach Unii Europejskiej. Przed wprowadzeniem zmian próg wynosił 22 000 EUR, ale został obniżony do 10 000 EUR. Jest to próg, po przekroczeniu którego przedsiębiorcy muszą zacząć rozliczać VAT w kraju przeznaczenia towaru, a nie w państwie nadania. Nowy limit dotyczy łącznej wartości sprzedaży wysyłkowej w ciągu roku kalendarzowego do wszystkich państw członkowskich UE. Oznacza to, że w przypadku sprzedaży do różnych krajów UE należy sumować wszystkie transakcje.

Przykład: Jeśli firma z Polski sprzedaje towary do Niemiec i Francji, to suma wartości sprzedaży w tych krajach będzie się liczyć do limitu 10 000 EUR. Jeśli sprzedaż w jednym z tych krajów lub łączna sprzedaż przekroczy ten próg, firma będzie zobowiązana do rozliczania VAT w danym kraju.

Aby prawidłowo wyliczać wartość sprzedaży wysyłkowej, należy uwzględnić całkowitą wartość transakcjizrealizowanych w obrębie UE. Warto pamiętać, że do tego limitu nie wlicza się sprzedaży B2B (między firmami), a tylko sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C). Przedsiębiorcy muszą monitorować swoją sprzedaż, aby nie przekroczyć ustalonego limitu, co może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi.

Konsekwencje przekroczenia limitu

Przekroczenie progu 10 000 EUR wiąże się z koniecznością dostosowania zasad rozliczania VAT. Od momentu, kiedy limit zostanie przekroczony, sprzedawca musi zacząć rozliczać podatek VAT zgodnie z przepisami obowiązującymi w kraju przeznaczenia towaru. Oznacza to, że sprzedawca będzie musiał:

• Zarejestrować się do celów VAT w kraju, do którego sprzedaje towary,

• Rozliczać VAT według stawek obowiązujących w tym kraju,

• Prowadzić odpowiednią dokumentację i ewidencję sprzedaży w każdym z krajów, w którym przekroczył limit.

⚠️ Przykład: Jeśli polska firma sprzedaje meble do Hiszpanii i przekroczy próg 10 000 EUR w danym roku, będzie musiała zacząć rozliczać VAT według hiszpańskich stawek VAT, zamiast stosować stawki polskie. Przedsiębiorca będzie zobowiązany do rejestracji w Hiszpanii oraz do składania deklaracji VAT w tym kraju.

Dodatkowo, przedsiębiorcy mogą skorzystać z One Stop Shop (OSS), który pozwala na złożenie jednej deklaracji VAT dla wszystkich transakcji wysyłkowych realizowanych w ramach UE. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą rejestrować się w każdym kraju z osobna, co znacznie upraszcza proces.

Jakie są obowiązki przedsiębiorcy po przekroczeniu limitu?

Po przekroczeniu limitu wartość sprzedaży wysyłkowej nie jest jedynym aspektem, który należy wziąć pod uwagę. Przedsiębiorca będzie miał obowiązek:

1. Rejestracja VAT w systemie OSS– obowiązkowa dla firm, które chcą korzystać z uproszczonego systemu rozliczania VAT w UE.

2. Ewidencjonowanie sprzedaży– przedsiębiorcy muszą prowadzić dokładną ewidencję swoich transakcji w systemie OSS oraz zapewnić zgodność z wymaganiami VAT.

3. Zmiana stawek VAT– po przekroczeniu limitu przedsiębiorcy muszą zacząć stosować stawki VAT obowiązujące w kraju odbiorcy towaru, a nie w kraju nadania.

Wskazówka: Jeśli przedsiębiorca korzysta z systemu OSS, rozlicza VAT tylko w kraju siedziby firmy, ale dla transakcji przekraczających próg 10 000 EUR konieczne jest rozliczanie VAT według stawek lokalnych w państwach, do których towary zostały wysłane. W tym przypadku system OSS upraszcza całą procedurę poprzez jedną zbiorczą deklarację.

Zatem przedsiębiorcy, którzy planują sprzedaż wysyłkową w UE, powinni regularnie monitorować swoje sprzedaże, aby w porę dostosować się do nowych przepisów i uniknąć ewentualnych kar za niewłaściwe rozliczenie VAT.

Procedura OSS i jej wpływ na sprzedaż wysyłkową

Co to jest system VAT OSS?

System VAT OSS(One Stop Shop) to procedura, która została wprowadzona w celu uproszczenia rozliczeń podatkowych w transakcjach transgranicznych w ramach Unii Europejskiej. Dotyczy on sprzedaży wysyłkowej towarów do konsumentów (B2C) oraz niektórych usług świadczonych na odległość. Dzięki OSS przedsiębiorcy mogą rozliczać podatek VAT z tytułu sprzedaży do wszystkich krajów UE za pomocą jednej zbiorczej deklaracji VAT, składanej w swoim kraju siedziby.

System ten ma na celu zminimalizowanie biurokracji i ułatwienie przedsiębiorcom dostępu do jednolitych zasad rozliczeń, co szczególnie ułatwia handel międzynarodowy. Zamiast rejestrować się do celów VAT w każdym kraju, w którym prowadzą sprzedaż, przedsiębiorcy mogą to zrobić tylko raz, w swoim kraju siedziby, a następnie składać deklarację VAT za pośrednictwem systemu OSS.

Jak działa OSS?

OSS pozwala na złożenie jednej deklaracji VAT, która obejmuje wszystkie transakcje sprzedaży wysyłkowej dokonywane w różnych krajach UE. Przedsiębiorca przekazuje dane o wysokości VAT należnego w każdym z państw, do którego wysłał towary. Następnie system przekazuje te dane do odpowiednich administracji podatkowych w poszczególnych krajach. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi rejestrować się w każdym z tych państw, co znacząco upraszcza cały proces.

⚡ Przykład: Jeśli firma z Polski sprzedaje odzież do Niemiec, Hiszpanii i Włoch i przekroczy próg 10 000 EUR, to zamiast rejestrować się do celów VAT w każdym z tych krajów, może skorzystać z systemu OSS i rozliczyć podatek tylko w Polsce. Deklaracja VAT zostanie automatycznie przekazana do odpowiednich urzędów skarbowych.

Przejęcie odpowiedzialności za VAT przez państwo członkowskie ✅

Przejęcie odpowiedzialności za VAT przez państwo członkowskie, do którego trafi towar, to kluczowy element nowej procedury OSS. Od momentu, gdy przedsiębiorca przekroczy limit 10 000 EUR w sprzedaży do różnych krajów UE, odpowiedzialność za rozliczenie VAT leży po stronie państwa, do którego towar jest wysyłany. Dzięki temu systemowi przedsiębiorcy mogą uniknąć komplikacji związanych z rejestracją i składaniem deklaracji VAT w wielu różnych krajach.

Zmiana tama istotne znaczenie w kontekście rozliczania VAT. Przedsiębiorcy, którzy do tej pory musieli dokonywać rejestracji VAT w każdym kraju, w którym sprzedawali towary, teraz mogą dokonywać wszystkich rozliczeń za pomocą jednego formularza. To również oznacza, że przedsiębiorcy nie muszą już utrzymywać oddzielnych ewidencji VAT dla każdego kraju. Ujednolicenie procedur pozwala na oszczędność czasu, redukcję kosztów administracyjnych oraz poprawę płynności operacyjnej w firmach e-commerce.

Jakie zmiany zachodzą w dokumentacji?

Przedsiębiorcy korzystający z systemu OSS mają obowiązek prowadzenia ewidencji wszystkich transakcji wysyłkowych. Ważne jest, aby dokumentacja była zgodna z przepisami dotyczącymi sprzedaży transgranicznej, a przedsiębiorcy muszą mieć możliwość wykazania, że sprzedawany towar trafił do konsumenta w innym państwie członkowskim. Ewidencja powinna obejmować m.in.:

• Dane dotyczące wartości sprzedaży do poszczególnych krajów UE,

• Stawki VAT obowiązujące w danym państwie,

• Dowody potwierdzające dokonanie dostawy (np. potwierdzenie dostarczenia towaru).

Wskazówka: Chociaż system OSS upraszcza kwestie związane z rozliczeniami VAT, przedsiębiorcy nadal muszą zadbać o odpowiednią dokumentację transakcji, aby uniknąć ewentualnych problemów podczas kontroli skarbowych.

Korzyści z zastosowania systemu OSS ⚡

Wprowadzenie systemu OSS niosło ze sobą wiele korzyści, zarówno dla małych, jak i dużych przedsiębiorstw zajmujących się sprzedażą wysyłkową. Oto kluczowe zalety:

1. Oszczędność czasu i kosztów administracyjnych– brak konieczności rejestrowania się do VAT w każdym kraju UE, co redukuje czas poświęcony na formalności.

2. Uproszczony proces rozliczania VAT– jedna deklaracja VAT obejmująca sprzedaż w różnych państwach, co pozwala na szybkie i efektywne rozliczenie podatku.

3. Zwiększenie konkurencyjności– mniejsze firmy mogą konkurować na równych zasadach z większymi podmiotami, ponieważ system OSS zmniejsza bariery administracyjne w sprzedaży transgranicznej.

Dzięki OSS, przedsiębiorcy mogą łatwiej wchodzić na rynki zagraniczne i efektywnie zarządzać swoimi obowiązkami podatkowymi, co w długim okresie przyczynia się do poprawy rentowności działalności e-commerce.

Zwolnienie z VAT w sprzedaży wysyłkowej

Zasady zwolnienia z VAT w sprzedaży wysyłkowej ⚖️

Zwolnienie z VAT w sprzedaży wysyłkowej to mechanizm, który wprowadza możliwość obniżenia kosztów administracyjnych dla przedsiębiorców zajmujących się handlem międzynarodowym w ramach Unii Europejskiej. Zasady zwolnienia zostały dostosowane do nowych przepisów, które weszły w życie 1 lipca 2021 roku. Zwolnienie to jest dostępne dla sprzedaży towarów o łącznej wartości nieprzekraczającej określonego progu, który wynosi 10 000 EUR rocznie.

Głównym celem wprowadzenia tej zmiany jest uproszczenie procedur podatkowych dla małych i średnich przedsiębiorstw, które dokonują transakcji transgranicznych. Przedsiębiorcy, którzy nie przekroczą tego progu, mogą skorzystać ze zwolnienia z VAT, co oznacza, że nie muszą doliczać VAT do ceny swoich towarów sprzedawanych do innych krajów UE.

Kiedy możliwe jest zastosowanie zwolnienia?

Zwolnienie z VAT dotyczy transakcji, w których przedsiębiorca wysyła towary do konsumentów w innych państwach UE. Aby móc skorzystać ze zwolnienia, łączna wartość sprzedaży nie może przekroczyć wspomnianego progu 10 000 EUR w danym roku. Jeśli sprzedaż w danym roku kalendarzowym przekroczy ten limit, przedsiębiorca musi zacząć naliczać VAT w kraju odbiorcy towaru.

⚠️ Przykład: Firma sprzedaje ubrania przez internet i w 2021 roku osiągnęła sprzedaż wysyłkową do innych krajów UE o wartości 8 000 EUR. Może skorzystać ze zwolnienia z VAT na te transakcje. Jeśli jednak sprzedaż w kolejnym roku przekroczy 10 000 EUR, od następnego roku podatkowego będzie musiała zacząć naliczać VAT zgodnie z przepisami kraju docelowego.

Towary wyłączone ze zwolnienia

Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie towary mogą korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach sprzedaży wysyłkowej. Przepisy wyłączają z tego mechanizmu niektóre produkty, które podlegają szczególnym regulacjom VAT. Są to m.in.:

• Towary objęte akcyzą– jak alkohol, papierosy, paliwa,

• Towary, które podlegają specjalnym stawkom VAT– np. produkty lecznicze, usługi medyczne,

• Sprzedaż nowych środków transportu– samochody, motocykle i inne pojazdy.

Obowiązki związane z VAT dla sprzedaży wysyłkowej do UE

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż wysyłkową do innych krajów UE mają obowiązek naliczenia VAT, gdy przekroczą próg 10 000 EUR w sprzedaży. W takim przypadku sprzedawca musi przestrzegać zasad VAT obowiązujących w państwie członkowskim, do którego wysyła towar. Oznacza to, że od momentu przekroczenia tego limitu, przedsiębiorca musi zarejestrować się do VAT w kraju, do którego kieruje sprzedaż, i płacić podatek według lokalnych stawek VAT.

Kiedy sprzedawca musi zapłacić VAT?

Obowiązek zapłaty VAT powstaje, gdy sprzedaż towaru do kraju UE przekroczy limit 10 000 EUR rocznie. Przedsiębiorca musi wtedy wybrać jedną z dwóch opcji:

1. Rejestracja do VAT w kraju odbiorcy– Jeśli sprzedawca zdecyduje się na tę opcję, to od momentu przekroczenia progu będzie musiał doliczać VAT według stawek obowiązujących w kraju konsumenta. Wymaga to rejestracji VAT w każdym kraju, do którego wysyłane są towary.

2. Zastosowanie systemu VAT OSS– Przedsiębiorca może skorzystać z procedury OSS, czyli jedno-okienkowego systemu, który umożliwia składanie deklaracji VAT i płacenie podatku tylko w jednym kraju – w kraju, w którym firma jest zarejestrowana. Dzięki temu unika konieczności rejestracji VAT w każdym kraju UE, w którym prowadzi sprzedaż.

Zasady naliczania VAT przy sprzedaży do krajów UE

Po przekroczeniu limitu 10 000 EUR przedsiębiorca zobowiązany jest do stosowania lokalnych stawek VAT obowiązujących w państwie, do którego wysyła towary. W przypadku korzystania z systemu OSS, VAT jest naliczany zgodnie z zasadami tego systemu, który umożliwia przedsiębiorcy rozliczenie VAT w jednym kraju (kraju siedziby firmy).

Przykład: Firma, która sprzedaje akcesoria elektroniczne do Niemiec i przekroczyła próg 10 000 EUR, będzie musiała zacząć naliczać VAT niemiecki (19%), a nie polski (23%), jeśli skorzysta z rejestracji VAT w Niemczech lub procedury OSS.

Podsumowanie

Zwolnienie z VAT jest korzystnym rozwiązaniem dla firm zajmujących się sprzedażą wysyłkową w UE, pozwalając na uproszczenie procesów administracyjnych, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Kluczowe jest jednak, by przedsiębiorcy dokładnie monitorowali wartość swoich transakcji, aby nie przekroczyć limitu zwolnienia, a w razie potrzeby dostosować się do nowych obowiązków VAT. System OSS jest w tym przypadku dużym ułatwieniem, jednak wymaga znajomości lokalnych przepisów i odpowiedniego przygotowania dokumentacji transakcyjnej.

Wyjątki i ograniczenia w sprzedaży wysyłkowej

Sprzedaż towarów niemożliwych do wysyłki

Sprzedaż wysyłkowa, choć jest popularnym modelem sprzedaży w handlu międzynarodowym, nie obejmuje wszystkich rodzajów towarów. W praktyce istnieją pewne ograniczenia dotyczące produktów, które nie mogą być objęte procedurą sprzedaży wysyłkowej. W szczególności chodzi o towary, które z powodu swoich właściwości, przepisów prawnych lub technologicznych nie mogą być wysyłane w tradycyjny sposób.

Jakie towary są wyłączone z procedury sprzedaży wysyłkowej?

Przede wszystkim, są to produkty, które wymagają specjalnych zezwoleń, są niebezpieczne lub podlegają szczególnym regulacjom. Do takich produktów należą:

• Towary objęte akcyzą, takie jak alkohol, papierosy czy paliwa, których handel jest obwarowany specjalnymi przepisami zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym.

• Niebezpieczne substancje chemiczne, w tym materiały wybuchowe, toksyczne czy radioaktywne, które podlegają ścisłej kontroli transportowej.

• Towary wymagające certyfikatów lub licencji– np. leki, broń, niektóre urządzenia elektroniczne, które wymagają specjalnych pozwoleń na handel międzynarodowy.

W przypadku tych produktów sprzedaż wysyłkowa nie jest możliwa, a przedsiębiorcy muszą przestrzegać odrębnych procedur i wymagań, aby dokonać ich sprzedaży w sposób zgodny z prawem.

Przykład: Jeśli sklep internetowy sprzedaje alkohol i chce realizować sprzedaż do innych krajów UE, musi pamiętać, że nie może to odbywać się w ramach zwykłej sprzedaży wysyłkowej, ponieważ alkohol objęty jest akcyzą i wymaga szczególnych zezwoleń. Zamiast tego, konieczne może być uzyskanie specjalnej licencji i spełnienie wymogów akcyzowych.

Przesyłki spoza Unii Europejskiej

Kiedy mówimy o sprzedaży wysyłkowej, nie można zapomnieć o przesyłkach spoza Unii Europejskiej. Sprzedaż towarów z krajów trzecich do UE wiąże się z innymi zasadami niż transakcje wewnątrzwspólnotowe. Zasady te obejmują m.in. rozliczanie VAT, zwolnienia podatkowe oraz limity wartości towarów.

Zasady rozliczania VAT dla przesyłek z krajów trzecich

W przypadku towarów importowanych spoza UE obowiązuje system opodatkowania VAT w kraju docelowym, czyli w państwie, do którego towar jest wysyłany. Jeśli wartość przesyłki nie przekracza kwoty 22 EUR, towar może zostać zwolniony z VAT (dotyczy to większości towarów), jednak po przekroczeniu tej kwoty VAT jest już naliczany.

Co ważne, od 1 lipca 2021 roku obowiązują także nowe przepisy dotyczące e-commerce, które wprowadzają obowiązek stosowania systemu One-Stop-Shop (OSS)również w przypadku towarów sprowadzanych spoza UE. Oznacza to, że przedsiębiorcy sprzedający towary spoza UE do konsumentów w UE mogą składać deklarację VAT i dokonywać płatności podatku w swoim kraju, unikając konieczności rejestracji w każdym państwie członkowskim.

Zwolnienia i limity dla towarów spoza UE

Przedsiębiorcy zajmujący się importem towarów spoza UE powinni również pamiętać, że pewne towary mogą być objęte zwolnieniem z VAT. Dotyczy to głównie towarów o niskiej wartości, które nie przekraczają kwoty 150 EUR. Takie przesyłki mogą być zwolnione z VAT, ale tylko wtedy, gdy sprzedawca nie korzysta z procedury OSS.

⚠️ Przykład: Jeżeli konsument w Polsce kupi towar o wartości 120 EUR z Chin, towar ten może zostać zwolniony z VAT, pod warunkiem że będzie spełniał wszystkie wymogi. Jeśli wartość przesyłki przekroczy 150 EUR, VAT będzie musiał zostać naliczony.

Podsumowanie

Sprzedaż wysyłkowa, mimo swojej popularności, nie obejmuje wszystkich produktów i nie jest bezwzględnie stosowalna w każdym przypadku. Towary, które wymagają specjalnych zezwoleń, należą do kategorii wyłączonych z procedury, podobnie jak produkty objęte akcyzą. Dodatkowo, przesyłki z krajów spoza Unii Europejskiej wiążą się z odrębnymi zasadami rozliczania VAT, zwłaszcza gdy przekraczają określone limity wartości. Przedsiębiorcy powinni być świadomi tych wyjątków i ograniczeń, aby uniknąć problemów prawnych i podatkowych.

Sprzedaż wysyłkowa a kasa fiskalna

Obowiązki stosowania kasy fiskalnej

W kontekście sprzedaży wysyłkowej, przedsiębiorcy muszą wiedzieć, kiedy i w jakich sytuacjach obowiązuje ich obowiązek stosowania kasy fiskalnej. Zasady te są ściśle określone przez przepisy prawa, a ich nieprzestrzeganie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i podatkowych. Przede wszystkim, obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej pojawia się w sytuacji, gdy transakcja odbywa się z konsumentem, czyli osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.

Kiedy sprzedawcy muszą rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej?

Sprzedaż wysyłkowa, podobnie jak sprzedaż stacjonarna, może wymagać rejestracji na kasie fiskalnej, jeśli spełnia określone kryteria. Główne zasady dotyczące obowiązku kas fiskalnych to:

• Sprzedaż krajowa: Obowiązek stosowania kasy fiskalnej dotyczy transakcji sprzedaży, które są realizowane na terytorium Polski. Jeśli klient finalizuje zakupy przez internet i odbiera towar w kraju, sprzedaż musi być zarejestrowana na kasie fiskalnej. Istnieje jednak kilka wyjątków, np. sprzedaż towarów do firm (B2B), gdzie obowiązek ten może zostać wyłączony.

• Sprzedaż zagraniczna: W przypadku sprzedaży do innych państw UE, zasady mogą różnić się w zależności od kraju docelowego. Sprzedaż do konsumentów w innych krajach członkowskich UE, którzy nie posiadają numeru VAT, również może wymagać rejestracji na kasie fiskalnej, chociaż w praktyce wiele sklepów internetowych stosuje inne metody ewidencji.

• Transakcje bezgotówkowe: Warto podkreślić, że obowiązek stosowania kasy fiskalnej dotyczy również sprzedaży bezgotówkowej (np. przez kartę kredytową, przelewem), jeżeli sprzedaż ma miejsce w Polsce i nie jest objęta zwolnieniem z VAT.

Przykład: Sklep internetowy prowadzący sprzedaż wysyłkową z Polski do klientów w Niemczech może nie musieć rejestrować każdej transakcji na polskiej kasie fiskalnej, jeśli spełnia warunki do rozliczeń VAT w systemie OSS (One Stop Shop). Natomiast sprzedaż do klientów krajowych (w Polsce) bez rejestracji na kasie fiskalnej będzie naruszać przepisy.

Nowe przepisy dotyczące kas online

Od 1 lipca 2021 roku obowiązują nowe przepisy, które znacząco zmieniają sposób ewidencjonowania sprzedaży na kasach fiskalnych. Nowe przepisy wprowadzają obowiązek stosowania kas online, które automatycznie przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), zarządzanego przez Ministerstwo Finansów. Zmiana ta ma na celu poprawę kontroli skarbowej i zwiększenie transparentności w obrocie towarami i usługami.

Jakie zmiany wprowadza obowiązek kas online?

Kasy online różnią się od tradycyjnych kas fiskalnych tym, że umożliwiają bezpośrednią komunikację z administracją skarbową. Sprzedawcy, którzy używają kas online, muszą zapewnić, że każda transakcja jest natychmiastowo rejestrowana w systemie podatkowym, co zapewnia lepszą kontrolę nad obiegiem danych fiskalnych.

Zmiany obejmują także:

• Obowiązek instalacji kas online: Od 2021 roku sprzedawcy, którzy dokonują sprzedaży detalicznej, muszą wymieniać dotychczasowe kasy fiskalne na kasy online, jeśli są zobowiązani do rejestrowania sprzedaży. Przepisy te odnoszą się zarówno do transakcji stacjonarnych, jak i sprzedaży wysyłkowej, w przypadku której sprzedaż dotyczy towarów lub usług dla konsumentów (B2C).

• Automatyczna transmisja danych: Wszystkie transakcje, niezależnie od metody płatności, muszą być natychmiastowo przesyłane do systemu centralnego. Działa to na korzyść sprzedawcy, który nie musi ręcznie przekazywać raportów do urzędów skarbowych.

Kiedy należy wymienić tradycyjne kasy na online?

Obowiązek stosowania kas online nie dotyczy wszystkich sprzedawców od razu. Terminy wymiany kas zależą od rodzaju prowadzonej działalności. Przedsiębiorcy, którzy wcześniej korzystali z tradycyjnych kas fiskalnych, muszą wymienić je na modele online w wyznaczonych terminach, które zależą od wielkości firmy oraz branży.

W szczególności, sprzedawcy, którzy dokonują sprzedaży detalicznej(np. sklep internetowy oferujący towary dla konsumentów) mają obowiązek wymiany kas fiskalnych na kasę online do końca 2022 roku. Od tego czasu wszyscy, którzy są zobowiązani do rejestrowania sprzedaży, muszą korzystać z nowych urządzeń fiskalnych.

Przykład: Sklep internetowy sprzedający akcesoria elektroniczne, który przeprowadza transakcje z klientami detalicznymi, ma obowiązek zainstalowania kasy online do końca 2022 roku. Po tej dacie każda transakcja musi być automatycznie przesyłana do systemu CRK, co zapewnia większą kontrolę nad obrotem.

Podsumowanie

Zmiany w przepisach dotyczące kas fiskalnych i kas online są istotnym krokiem w kierunku uproszczenia systemu podatkowego i zwiększenia jego przejrzystości. Sprzedawcy prowadzący działalność gospodarczą w ramach sprzedaży wysyłkowej muszą dostosować się do nowych wymagań, szczególnie w zakresie rejestracji sprzedaży na kasach fiskalnych oraz wymiany urządzeń na kasy online. Dzięki temu procesy podatkowe staną się bardziej efektywne, a przedsiębiorcy zyskają łatwiejszy sposób na spełnianie obowiązków wobec fiskusa.