Zawieranie umów w formie skanu

Zawieranie umów w formie skanu może być wygodnym rozwiązaniem w wielu przypadkach, ale nie zawsze jest wystarczająco bezpieczne i zgodne z prawem. Warto pamiętać, że skan nie zawsze zastępuje oryginał– szczególnie gdy umowa wymaga formy notarialnej lub pisemnej dla swojej ważności. W takich przypadkach, brak odpowiednich formalności może skutkować nieważnością umowy.

Skany są akceptowane w wielu sytuacjach, na przykład w obrocie cywilnym, ale muszą spełniać określone wymagania, takie jak wyraźny podpisi czytelność dokumentu. Warto zadbać o odpowiednią jakość skanu, by uniknąć problemów z uznaniem go za dowód w sprawach sądowych. Często konieczne jest, by umowa była podpisana fizycznie, szczególnie w branżach, które mają specyficzne przepisy dotyczące formy zawarcia umowy.

Z drugiej strony, alternatywą może być podpis elektroniczny, który oferuje wyższy poziom bezpieczeństwa i akceptację w bardziej formalnych sytuacjach. Przepisy dotyczące formy umowy mogą także przewidywać wyjątki – w takich przypadkach strony umowy mogą dobrowolnie zastrzec, że wymagają wersji pisemnej i podpisanej, a skan nie będzie wystarczający.

Kluczowym wnioskiem jest więc, że choć skan może ułatwić proces zawierania umów, należy zawsze zwracać uwagę na specyficzne wymagania prawne oraz preferencje stron umowy. Przed podjęciem decyzji o formie zawarcia umowy, warto zapoznać się z obowiązującymi przepisami oraz ocenić ryzyko związane z używaniem skanów.

Zawieranie umów w formie skanu– temat, który w dobie cyfryzacji staje się coraz bardziej powszechny, ale wciąż budzi sporo wątpliwości. Czy dokument w formie zeskanowanej jest równie ważny jak oryginał? A może skan podpisanej umowy nie spełnia żadnych norm prawnych?

W praktyce, coraz więcej firm i osób decyduje się na wykorzystanie skanów w obiegu dokumentów. Przemiany technologiczne, zdalna praca i automatyzacja procesów skłaniają do szybszego zawierania umów i minimalizowania formalności. Tylko czy w ten sposób zabezpieczamy nasze interesy?

Co warto wiedzieć o zawieraniu umów w formie skanu?

Kiedy skan może zastąpić tradycyjny podpis na papierze, a kiedy lepiej postawić na bardziej formalne rozwiązania? Odpowiedzi na te pytania zależą od kilku czynników:

• Rodzaj umowy

• Zgoda obu stron

• Zastosowanie podpisu elektronicznego

W tym artykule przyjrzymy się wszystkim aspektom związanym z tematem, aby odpowiedzieć na pytanie, kiedy skan umowy jest w pełni wiążący i czy warto z niego korzystać. ⚖️

Zawieranie umów w formie skanu – czy jest to legalne?

Przepisy prawa cywilnego dotyczące formy umowy

Zawieranie umów w formie skanu nie jest nowym zjawiskiem, jednak nadal budzi pewne wątpliwości prawne. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, umowy mogą być zawierane w różnych formach – ustnej, pisemnej, dokumentowejoraz elektronicznej. Jednak każda z tych form różni się od siebie pod względem wymagań prawnych.

W przypadku umowy pisemnejkluczowe znaczenie ma podpis, który stanowi dowód zawarcia umowy i jej warunków. Z kolei umowa dokumentowato forma, w której dokument potwierdzający zawarcie umowy, mimo że może być podpisany, nie zawsze wymaga fizycznej obecności podpisu na papierze. Skan podpisanego dokumentu może w niektórych przypadkach spełniać wymagania formy dokumentowej, o ile obie strony wyrażają na to zgodę i zachowana jest integralność treści umowy.

W praktyce jednak wiele osób zastanawia się, czy skan umowyjest traktowany na równi z oryginałem. Kodeks cywilny mówi, że dokument może być uznany za ważnyw obrocie prawnym, jeśli jest możliwe ustalenie, kto go podpisał. Skan spełnia tę funkcję tylko wtedy, gdy jest niezmienny i podpisany przez strony umowy. Skan umowy o pracęczy skan umowy cywilnoprawnejmogą być więc traktowane jako dokumenty wiążące, ale tylko wtedy, gdy spełniają określone kryteria.

Różnice między skanem a podpisem elektronicznym

Warto podkreślić, że skan podpisu na dokumencie a podpis elektronicznyto dwie różne kwestie prawne. Skan to jedynie obraz podpisu, który może być łatwo edytowany lub zmodyfikowany, co powoduje wątpliwości co do jego wiarygodności. Z kolei podpis elektroniczny, szczególnie kwalifikowany podpis elektroniczny, jest formą zabezpieczenia, która wiąże osoby podpisujące umowę z jej treścią oraz zapewnia autentyczność i integralność dokumentu.

Różnice prawne:

• Skan podpisu: Jest tylko kopią podpisu, która w zależności od sytuacji może być uznana za mniej wiarygodną. Brak technologii, która zapewnia integralność dokumentu, stawia pytanie o jego autentyczność.

• Podpis elektroniczny: Ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny, ale jest bardziej zabezpieczony. Jego funkcja polega na tym, że zapewnia identyfikację osoby podpisującej oraz niezmienność treści dokumentu.

Przykład: Umowa zawarta przy pomocy skanu podpisu może być uznana za ważną, o ile obie strony ją zaakceptują i nie ma wątpliwości co do jej autentyczności. W przypadku podpisu elektronicznego mamy pełną pewność, że dokument nie został zmieniony po podpisaniu. ️

Kiedy skan jest traktowany jako dokument elektroniczny?

Skany dokumentów mogą być traktowane jako dokumenty elektroniczne, jednak tylko wtedy, gdy spełniają odpowiednie kryteria, w tym zapewniają integralność treści i umożliwiają identyfikację podpisujących. W polskim prawie, kiedy mówimy o dokumencie elektronicznym, mamy na myśli dokument, który może być przesyłany i przechowywany w formie cyfrowej.

Dla zapewnienia pełnej wiarygodności skan umowy musi być:

• Niezmienny: Po zeskanowaniu dokumentu nie można go modyfikować, co oznacza, że każda zmiana musiałaby być natychmiast zauważona.

• Podpisany: Skan musi zawierać podpisy obu stron umowy, aby mieć wartość prawną.

• Przechowywany: Dokument w formie skanu musi być przechowywany w taki sposób, aby można było go łatwo odczytać i udowodnić jego autentyczność, gdy zajdzie taka potrzeba.

Przykład: Jeśli firma zawiera umowę z klientem za pomocą skanu podpisanej umowy, to taki dokument może być traktowany jako dokument elektroniczny, o ile spełnia powyższe warunki. Jednakże, jeśli podpis zostanie zmieniony, a integralność dokumentu nie jest zapewniona, jego wartość prawna może zostać podważona.

Zawieranie umów w formie skanu jest więc legalne, ale z pewnymi ograniczeniami. Warto pamiętać, że kluczowym elementem jest zgoda obu stronoraz zapewnienie integralności dokumentu. W przypadkach wątpliwych warto rozważyć użycie bardziej zaawansowanych metod, takich jak podpis elektroniczny, który zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa i pewności.

Praktyczne aspekty zawierania umowy w formie skanu

Wykorzystanie skanu w codziennej praktyce biznesowej

Zawieranie umów w formie skanu stało się powszechną praktyką, zwłaszcza w czasach, gdy szybkość i wygoda są kluczowe. W wielu branżach, szczególnie w firmach zajmujących się handlem internetowym czy usługami finansowymi, skany umów stały się standardem, który pozwala na szybkie załatwienie formalności. Dzięki technologii, umowy mogą być wysyłane i podpisywane na odległość, co znacząco upraszcza procesy negocjacyjne i zawarcie umowy.

Zalety stosowania skanów:

• Skrócenie czasu: Zamiast czekać na fizyczne przesyłanie dokumentów, obie strony mogą je szybko wymieniać za pośrednictwem poczty elektronicznej.

• Zmniejszenie kosztów: Brak potrzeby przesyłania dokumentów kurierem czy pocztą obniża koszty związane z obiegiem dokumentów.

• Łatwość przechowywania: Dokumenty w formie elektronicznej można przechowywać w chmurze lub na dyskach twardych, co upraszcza organizację i porządkowanie akt.

Niemniej jednak, pomimo tych niewątpliwych zalet, stosowanie skanów wiąże się także z pewnymi wyzwaniami. Z jednej strony, skanowanie dokumentów może ułatwić życie w firmach, z drugiej – w razie sporu, może stanowić problem. Często pojawiają się wątpliwości co do autentyczności takich dokumentów, ponieważ skany mogą być łatwo edytowane lub poddawane manipulacjom.

⚠️ Wady stosowania skanów:

• Brak pewności co do autentyczności: Skan podpisu nie daje takiej pewności jak podpis elektroniczny, który jest trudny do podrobienia.

• Ryzyko oszustw: W przypadku braku dodatkowych zabezpieczeń, takich jak pieczęci czy certyfikaty, skany mogą stać się łatwym celem oszustów.

• Problem w przypadku sporu: W sytuacji, gdy dochodzi do sporu między stronami, oryginał dokumentu może być niezbędny do potwierdzenia prawdziwości umowy. Wówczas, skan może nie wystarczyć jako jedyny dowód.

Skan w e-mailu vs. oryginał: co w sytuacji sporu?

Jednym z częstych pytań w związku z wykorzystaniem skanów jest to, co się dzieje, gdy umowa zawarta na odległość (np. za pomocą e-maila) staje się przedmiotem sporu. Kiedy po podpisaniu dokument jest przesyłany jako skan, łatwo zapomnieć, że w niektórych sytuacjach, oryginał umowymoże być niezbędny.

Przykład: Jeśli strony zawrą umowę o świadczenie usług, a potem dojdzie do nieporozumienia co do warunków, to w przypadku weryfikacji treści umowy, skan może być tylko jednym z dowodów. Sądy mogą wymagać przedstawienia oryginału dokumentu, zwłaszcza w sytuacji, gdy jego autentyczność jest podważana.

⚖️ Co warto pamiętać:

• Podpis elektronicznyw takiej sytuacji będzie dużo bardziej wiarygodny i trudniejszy do podrobienia, a jego moc dowodowa jest silniejsza niż w przypadku tradycyjnego skanu podpisu.

• E-mail z załączonym skanemmoże być pomocnym dowodem, ale jego znaczenie będzie ograniczone, jeśli brak będzie innych elementów zabezpieczających (np. pieczęci cyfrowych, certyfikatów).

Czas i wygoda zawarcia umowy skanem

Kolejną dużą zaletą zawierania umowy w formie skanu jest oszczędność czasu. Tradycyjny proces podpisywania umowy – drukowanie dokumentu, podpisanie go, wysyłanie go pocztą – może trwać dni, a nawet tygodnie. Skanowanie i wysyłanie dokumentu elektronicznego pozwala załatwić wszystko w ciągu kilku minut, co jest istotne zwłaszcza w przypadku pilnych umów.

Z drugiej strony, wymiana skanów może wiązać się z ryzykiem błędów, zwłaszcza jeśli nie wszystkie strony dokładnie sprawdzą treść dokumentu przed jego podpisaniem. Błędy w adresach e-mailowych, niewłaściwe załączniki, czy problemy z jakością skanów mogą prowadzić do pomyłek i opóźnień. Ponadto, jeśli dokument nie zostanie odpowiednio zapisany w formacie, który pozwala na jego bezpieczne przechowywanie, istnieje ryzyko jego utraty lub uszkodzenia.

Wskazówki:

• Dokładność i weryfikacja: Przed wysłaniem skanu warto upewnić się, że cała treść umowy jest poprawna, a podpisy są wyraźne.

• Bezpieczeństwo danych: Korzystanie z bezpiecznych platform do wymiany dokumentów lub systemów z szyfrowaniem pozwala zmniejszyć ryzyko związane z utratą danych lub ich niewłaściwym użyciem.

Warto więc pamiętać, że choć skany umów zdecydowanie upraszczają i przyspieszają obieg dokumentów, wciąż muszą być używane z rozwagą i odpowiednimi zabezpieczeniami, zwłaszcza gdy chodzi o bardziej formalne transakcje.

Skan umowy o pracę: kiedy jest ważny?

Czy skan podpisanej umowy o pracę ma moc prawną?

Skan umowy o pracę, podobnie jak każdy inny dokument w formie elektronicznej, może mieć moc prawną, ale zależy to od kilku czynników. W polskim prawie, umowy o pracę mogą być zawierane na piśmie, jednak nie każda forma podpisu musi być fizyczna. W sytuacji, gdy dokument jest podpisany odręcznie, a następnie zeskanowany i przesłany, mogą pojawić się wątpliwości co do jego prawomocności.

Kiedy skan umowy o pracę jest akceptowany przez prawo?

• Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, zawarcie umowy o pracę wymaga formy pisemnej. W praktyce oznacza to, że umowa może być podpisana zarówno osobiście, jak i w formie elektronicznej.

• W przypadku umowy w formie skanu, jej ważność uzależniona jest od tego, czy zostały spełnione wymagania dotyczące podpisu. Choć skan nie ma tej samej mocy dowodowej co oryginał, to w przypadku braku zastrzeżeń ze strony pracodawcy czy pracownika, może być traktowany jako ważny dowód w relacjach między stronami.

• Przykład: Jeśli pracodawca i pracownik uzgodnią warunki zatrudnienia, a następnie skan podpisanej umowy zostanie wysłany e-mailem, nie ma przeszkód, by uznać ten dokument za obowiązujący, pod warunkiem, że obie strony nie wyrażą sprzeciwu.

Weryfikacja tożsamości i autentyczności podpisów w kontekście prawa pracy

Problematyczne może być potwierdzenie autentyczności podpisu na skanie umowy o pracę. W tradycyjnej formie papierowej, podpisy są łatwe do weryfikacji, ale skan nie gwarantuje, że podpis nie został zmanipulowany. W związku z tym, ważne jest, by strony zawarły w umowie zapisy, które potwierdzają autentyczność dokumentu.

Skan vs. podpis elektroniczny:

• Podpis elektronicznyma wyraźną przewagę nad skanem, gdyż jest bardziej zabezpieczony i umożliwia potwierdzenie tożsamości osoby podpisującej dokument. Tylko podpis elektroniczny opatrzony odpowiednim certyfikatem kwalifikowanym stanowi pełnoprawną formę zawarcia umowy w świetle prawa.

• Weryfikacja skanu: Aby uniknąć problemów z autentycznością skanu, warto stosować dodatkowe środki zabezpieczające, jak pieczęć firmową lub kod QR, który kieruje do oryginalnego dokumentu przechowywanego w systemie firmy.

⚠️ Ryzyko manipulacji: Skan podpisanej umowy o pracę, wysłany drogą elektroniczną, może być łatwy do zmiany. Dlatego też, jeśli pojawi się jakiekolwiek wątpliwości co do treści dokumentu, strony powinny wyraźnie wskazać, że umowa w formie skanu ma moc prawną, przy jednoczesnym zachowaniu oryginału w archiwum.

Jakie są obowiązki pracodawcy przy wysyłaniu skanu umowy o pracę?

Pracodawca, wysyłając skan umowy o pracę, ma obowiązek zapewnić, że dokument jest kompletny i jednoznaczny. Oznacza to, że pracodawca powinien:

• Wysłać skan pełnej umowy, zawierającej wszystkie niezbędne dane, takie jak wynagrodzenie, stanowisko, czas pracy, itd.

• Zapewnić, że dokument nie zostanie zmieniony: Skan umowy o pracę powinien być przesyłany w formacie, który nie pozwala na łatwą edycję, np. PDF z hasłem.

Wskazówka dla pracodawców: Pracodawcy, którzy korzystają z umów w formie skanu, powinni zadbać o to, by w przypadku zmiany warunków zatrudnienia, były one wyraźnie zaktualizowane w dokumentach, a nie wprowadzać poprawek w samych skanach.

Zabezpieczenia dla pracowników:

• Pracownicy, przy podpisywaniu umowy o pracę w formie skanu, powinni upewnić się, że dokument jest czytelny, a jego treść nie jest zmieniana.

• Warto również zachować kopię otrzymanego skanu i wszelkie korespondencje związane z zawarciem umowy, na wypadek ewentualnych sporów.

Podsumowanie

Choć skan umowy o pracę nie zastępuje oryginału, w praktyce może być uznany za dokument obowiązujący, o ile spełnia odpowiednie wymagania. Pracodawcy i pracownicy powinni jednak pamiętać o konieczności zabezpieczenia takiej umowy, aby uniknąć problemów związanych z weryfikacją jej autentyczności. W przyszłości, podpis elektroniczny może stać się standardem w procesie zawierania umów o pracę, zapewniając jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa i pewności.

Wymogi dotyczące skanu jako dowodu w sprawach sądowych

Skan umowy jako dokument dowodowy

Skan umowy, choć stanowi formę cyfrowego zapisu, może być użyty jako dokument dowodowy w sprawach sądowych, ale tylko wtedy, gdy spełnia określone wymogi prawne. W procesach sądowych, sądy mogą uznać skan umowy o pracę, pod warunkiem że nie budzi on wątpliwości co do swojej autentyczności. Ważne jest, by taki dokument był wiarygodny i niezafałszowany.

Cechy skanu jako dokumentu dowodowego:

• Pełność i czytelność: Skan musi być kompletny i dobrze widoczny. Każdy fragment dokumentu, w tym podpisy, daty, pieczęci firmowe i inne elementy identyfikujące umowę, musi być wyraźnie widoczny.

• Brak manipulacji: Dokument nie może zostać zmieniony ani zmanipulowany po zeskanowaniu. Z tego względu, pliki w formacie PDF lub innym, które uniemożliwiają edycję, są preferowane.

• Potwierdzenie autentyczności: Warto, by skan umowy zawierał dodatkowe zabezpieczenia, takie jak pieczęć firmową lub kod QR, który prowadzi do oryginalnego dokumentu przechowywanego w systemie. W przeciwnym razie, mogą pojawić się wątpliwości co do jego wiarygodności.

Autentyczność skanujest kluczowym elementem jego wartości dowodowej. Jeśli strona, która przedkłada skan, nie jest w stanie wykazać, że dokument nie został zmieniony, istnieje ryzyko, że sąd może go uznać za nieważny lub wiążący tylko w ograniczonym zakresie. Warto również pamiętać, że skan nie zastępuje oryginału dokumentu, a sąd może żądać przedstawienia oryginału w celu potwierdzenia autentyczności.

Ograniczenia prawne przy użyciu skanów w procesach sądowych

Chociaż skany mogą być używane jako dowód w sprawach sądowych, ich wartość dowodowa jest ograniczona, zwłaszcza w przypadku braku dodatkowych środków zabezpieczających. Z punktu widzenia prawa, skany są traktowane jako dokumenty wirtualne, które mogą być łatwiejsze do zmanipulowania niż tradycyjne, fizyczne wersje umów. Istnieją również sytuacje, w których sądy mogą odrzucić skan, uznając go za niewystarczający dowód.

⚠️ Ograniczenia związane z używaniem skanów:

• Brak podpisu elektronicznego: Skan, który nie zawiera podpisu elektronicznego, może budzić wątpliwości co do jego autentyczności. Podpis elektroniczny jest zdecydowanie bezpieczniejszą formą zapewnienia, że dokument nie został zmieniony po jego podpisaniu.

• Problemy z weryfikacją tożsamości: W przypadku, gdy skan umowy nie zawiera dodatkowych elementów weryfikujących tożsamość osoby podpisującej dokument (np. kodu QR lub pieczęci), sąd może zażądać dowodów potwierdzających, że to rzeczywiście dana osoba podpisała umowę.

• Skan vs. oryginał: Sąd może zażądać okazania oryginału dokumentu, jeśli uzna, że skan nie jest wystarczający do potwierdzenia autentyczności umowy. Może to być szczególnie istotne w sprawach dotyczących dużych roszczeń finansowych lub umów, które mają istotne znaczenie prawne.

Jakie dokumenty są uznawane za wiarygodne dowody?

• Oryginał dokumentu: Zawsze najbardziej wiarygodnym dowodem jest oryginał umowy.

• Podpis elektroniczny: Jest preferowaną formą zapewniającą pełną autentyczność dokumentu w procesach sądowych. Podpisy elektroniczne, szczególnie te posiadające certyfikaty kwalifikowane, mają moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu.

Podsumowanie

Skan umowy o pracę, choć może być użyty w postępowaniu sądowym, ma swoje ograniczenia i wymaga spełnienia określonych warunków, by został uznany za ważny dowód. Aby uniknąć ryzyka odrzucenia skanu przez sąd, warto zadbać o jego pełną autentyczność, stosując dodatkowe środki zabezpieczające, takie jak pieczęć firmową czy podpis elektroniczny. Mimo to, w przypadkach kluczowych umów, zaleca się zachowanie oryginałów, które zapewnią pełną pewność co do ważności dokumentu.

Alternatywy dla zawierania umów w formie skanu

Elektroniczny podpis – bezpieczniejsza alternatywa

Współczesne technologie pozwalają na zawieranie umów na odległość z pełną pewnością, dzięki zastosowaniu podpisów elektronicznych. Takie rozwiązanie jest zdecydowanie bezpieczniejsze i bardziej niezawodne niż tradycyjny skan podpisanej umowy. Elektroniczny podpis jest nie tylko szybszy, ale również daje pewność, że dokument nie został zmieniony po jego podpisaniu.

Dlaczego warto stosować podpis elektroniczny?

• Bezpieczeństwo: Podpis elektroniczny, zwłaszcza kwalifikowany, zapewnia, że dokument nie uległ zmianom od momentu podpisania. Jest to kluczowe w przypadku, gdy dokumenty są przechowywane w systemach online lub przesyłane drogą elektroniczną.

• Weryfikacja tożsamości: Dzięki podpisowi elektronicznemu można w prosty sposób zweryfikować tożsamość osoby podpisującej umowę. Kwalifikowany podpis elektroniczny wymaga użycia bezpiecznego urządzenia (np. karty kryptograficznej), co skutkuje zwiększoną pewnością co do autentyczności podpisu.

• Zgodność z przepisami prawa: Podpisy elektroniczne, zwłaszcza kwalifikowane, mają moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu. Oznacza to, że umowy zawierane z ich użyciem są w pełni wiążące i akceptowane przez sądy oraz instytucje prawne w Polsce i Unii Europejskiej.

Różnice między podpisem kwalifikowanym a skanem

Chociaż skan umowy może być przydatny w wielu sytuacjach, to podpis elektroniczny oferuje znacznie większą gwarancję autentyczności i bezpieczeństwa. Różnice między tymi dwoma formami są wyraźne:

Skan:

• Brak zabezpieczeń: Skan umowy nie daje gwarancji, że dokument nie został później zmodyfikowany. Może zostać edytowany lub zmieniony, co budzi wątpliwości co do jego autentyczności.

• Trudności w weryfikacji: Bez dodatkowych zabezpieczeń, jak podpis elektroniczny, pieczęć firmowa czy kod QR, sądy mogą mieć trudności z potwierdzeniem, że dokument jest autentyczny.

• Mniejsza moc dowodowa: Choć skan umowy może być dopuszczony w sądzie, jego wartość dowodowa jest ograniczona w porównaniu do podpisu elektronicznego.

✅ Podpis elektroniczny:

• Pełne zabezpieczenia: Zapewnia integralność dokumentu i jest bezpieczny przed manipulacjami. Każda próba zmiany dokumentu po podpisaniu jest natychmiast wykrywana.

• Możliwość jednoznacznej weryfikacji: Dzięki zaawansowanej technologii, podpis elektroniczny umożliwia natychmiastowe sprawdzenie tożsamości podpisującego oraz potwierdzenie, że dokument pochodzi z autentycznego źródła.

• Większa akceptacja prawna: W wielu krajach podpis elektroniczny ma pełną moc prawną, co czyni go preferowaną metodą zawierania umów na odległość.

Inne formy zawierania umów na odległość

Oprócz skanu i podpisu elektronicznego, istnieje także szereg innych rozwiązań umożliwiających zawieranie umów na odległość. Dzięki nowoczesnym platformom online, proces zawierania umowy staje się prostszy i bardziej zautomatyzowany.

Platformy online: Coraz częściej firmy korzystają z dedykowanych platform, które umożliwiają zawieranie umów w sposób szybki i bezpieczny. Przykładem mogą być systemy, które łączą w sobie funkcjonalność podpisu elektronicznego z dodatkowymi narzędziami weryfikacji, takimi jak analiza tożsamości użytkownika przez biometrię czy zdjęcia dokumentów.

Zawieranie umów przez aplikacje: Aplikacje mobilne i internetowe pozwalają na zawieranie umów w sposób intuicyjny i bezpieczny. Wiele firm, zwłaszcza tych zajmujących się usługami finansowymi, oferuje platformy, które umożliwiają podpisanie dokumentów bezpośrednio na telefonie komórkowym, często przy użyciu funkcji biometrycznych (np. odcisk palca czy rozpoznawanie twarzy).

Dzięki takim rozwiązaniom, proces zawierania umów na odległość jest coraz łatwiejszy, a sama forma dokumentu nie budzi wątpliwości co do swojej mocy prawnej.

Podsumowanie

Alternatywy dla tradycyjnych skanów umów, takie jak podpis elektroniczny czy dedykowane platformy online, oferują szereg korzyści, zarówno pod względem bezpieczeństwa, jak i zgodności z przepisami prawnymi. Elektroniczny podpis staje się coraz bardziej powszechny, dzięki czemu zawieranie umów w sposób bezpieczny, szybki i niezawodny jest możliwe bez konieczności stosowania fizycznych kopii dokumentów. Choć skan umowy wciąż ma swoje miejsce, nowoczesne technologie dają znacznie większe możliwości, zarówno w zakresie weryfikacji tożsamości, jak i zapewnienia integralności dokumentu.

Wyjątki w przepisach dotyczących zawierania umów w formie skanu

Kiedy skan nie zastąpi oryginału umowy?

Choć skany umów są coraz powszechniej stosowane, to w niektórych sytuacjach nie zastąpią one oryginału dokumentu z powodów prawnych. Istnieje szereg przypadków, w których prawo wymaga zachowania określonej formy, która uniemożliwia stosowanie skanu jako wystarczającego dokumentu.

Umowy wymagające formy aktu notarialnego:
W Polsce istnieją sytuacje, w których zawarcie umowy wymaga jej notarialnego poświadczenia, np. przy zakupie nieruchomości, darowiznach nieruchomości, niektórych umowach spółek czy pełnomocnictwach. W takich przypadkach umowa musi być zawarta w formie aktu notarialnego, a wszelkie jej kopie, w tym skany, nie mają takiej samej mocy prawnej. Podpis na skanie nie jest równoważny z podpisem notarialnym, a brak oryginału może prowadzić do nieważności umowy.

⚖️ Przepisy regulujące formę zawarcia umowy:
W przepisach prawa cywilnego wskazane są przypadki, w których wymagane jest zachowanie określonej formy (np. forma pisemna lub akt notarialny) dla ważności umowy. W przypadku, gdy przepisy nakładają wymóg podpisania umowy w formie pisemnej, a strony zdecydują się na przekazanie umowy jedynie w formie skanu, może to prowadzić do problemów z dowodzeniem zawarcia umowy lub jej skutków prawnych. Skan, mimo że może zostać zaakceptowany w obrocie prawnym, w tych przypadkach nie spełnia wymogów prawnych.

Ograniczenia przy umowach wymagających formy aktu notarialnego

Akt notarialny to szczególna forma umowy, która zapewnia jej pełną moc prawną. Zawieranie takich umów w formie skanu jest niedopuszczalne. Notariusz pełni rolę świadomego świadka zawierającego umowę, potwierdzając zarówno tożsamość stron, jak i zgodność zapisów z prawem. Zatem skan takiej umowy nie stanowi dowodu w sprawie, nie jest też traktowany jako dokument urzędowy, co może prowadzić do komplikacji w przyszłości, szczególnie w sytuacjach, gdy umowa musi zostać przedstawiona w sądzie lub innym organie publicznym.

Zastrzeżenia stron dotyczące formy umowy

W przypadku, gdy strony umowy chcą określić formę jej zawarcia, mogą zastrzec, że dokument ma być zawarty w formie pisemnej, co wiąże się z koniecznością dostarczenia podpisanego egzemplarza umowy. Takie zastrzeżenie może dotyczyć także wymogu stosowania formy skanu. Zazwyczaj takie zapisy mają na celu zabezpieczenie interesów stron przed ewentualnymi wątpliwościami dotyczącymi autentyczności podpisów lub treści umowy.

Kiedy strony mogą zastrzec formę pisemną?

• Zabezpieczenie prawne: Jeśli strony decydują się na zawarcie umowy w formie pisemnej, mogą zdecydować, że żadna z jej kopii, w tym skany, nie będą miały mocy prawnej, dopóki nie zostaną dostarczone oryginalne egzemplarze dokumentu. Jest to typowa praktyka w umowach, które wymagają jasnych dowodów na ich zawarcie i podpisanie przez obie strony.

• Wymogi instytucjonalne: Często przepisy wewnętrzne firm, banków, czy instytucji finansowych nakładają wymóg, aby umowa była podpisana na oryginalnym dokumencie, a skan lub zdjęcie nie będą wystarczające, by umowa była uznawana za wiążącą.

Podsumowanie

Choć skan umowy jest wygodną i szybka formą przechowywania dokumentów, w wielu przypadkach prawo wymaga, by umowa była zawarta w formie oryginału, np. przy umowach notarialnych. Ponadto, strony same mogą określić w umowie, że wymagają formy pisemnej, co może wykluczać użycie skanów. W takich sytuacjach, mimo powszechności skanów, warto zwrócić szczególną uwagę na wymogi formalne, aby uniknąć późniejszych komplikacji prawnych.